V poslanecké sněmovně již několik měsíců čeká na projednání návrh zákona na ochranu oznamovatelů. Přestože začíná být vysoce pravděpodobné, že se tento zákon nestihne do konce funkčního období aktuální sněmovny schválit, neznamená to, že bychom se snad této právní úpravě mohli úplně vyhnout.
Právní úprava ochrany oznamovatelů totiž vyplývá ze směrnice EU č. 2019/1937, o ochraně osob oznamujících protiprávní jednání. Členské státy mají povinnost z ní vyplývající pravidla provést do svých právních řádů nejpozději do 17.12.2021, což je také navrhovaný den účinnosti projednávaného návrhu zákona.
Příprava nového návrhu zákona o ochraně oznamovatelů tak bude jedním z prvních úkolů nové vlády a také nové Poslanecké sněmovny. Lze přitom předpokládat, že tento případný nový návrh by byl v převážné míře totožný se současným návrhem, z velké části jsou totiž pravidla v něm obsažená určená právě prováděnou směrnicí.
Pokud by nedošlo k včasné implementaci evropské směrnice, hrozí za to České republice v rámci unijních pravidel postih. Současně se vystavujeme riziku tzv. přímého účinku směrnice, kdy se mohou fyzické či právnické osoby vůči státu domáhat práv, která jim případně směrnice dává a o které byli pochybením státu zkráceni.
Lze tak očekávat, že legislativní průběh bude mít nový návrh zákona poměrně rychlý a ani legisvakanční lhůta (tj. doba mezi přijetím zákona a jeho účinností) nebude nějak extrémně dlouhá. Je tak dobré být na požadavky této právní úpravy připraven již s předstihem tak, aby pak finální implementace již byla otázkou dořešení detailů a specifik podle nové právní úpravy – zejména pak být připraven na zavedení vnitřního oznamovacího systému.
V tomto článku se tak stručně podíváme na základní požadavky aktuálního návrhu zákona o ochraně oznamovatelů, zejména pak se zaměřením na pravidla vyplývající z evropské směrnice.
Povinný subjekt
Za povinný subjekt navrhovaná právní úprava označuje osoby, které budou povinny si zavést tzv. vnitřní oznamovací systém. Z pohledu administrativních a cenových dopadů je jedná jednoznačně o nejpodstatnější povinnost vyplývající z této právní úpravy.
Mezi povinné subjekty patří zejména:
- veřejný zadavatel podle zákona upravujícího zadávání veřejných zakázek, s výjimkou obce s méně než 5 000 obyvateli; to neplatí, jde-li o obec s rozšířenou působností,
- zaměstnavatel, který v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnával v průměru nejméně 25 zaměstnanců,
- orgán veřejné moci vykonávající působnost v oblasti správy daně z příjmů právnických osob nebo správy odvodu za porušení rozpočtové kázně,
- orgán veřejné moci působící ve vymezených oblastech
- osoba oprávněná poskytovat nebo zprostředkovávat spotřebitelský úvěr podle zákona upravujícího spotřebitelský úvěr a
- zaměstnavatel působící ve vymezených oblastech finančního trhu a pojišťovnictví
Je ale nutné upozornit, že pokud jde obecně o zaměstnavatele, požaduje evropská směrnice zavedení vnitřního oznamovacího systému pouze u zaměstnavatelů, kteří mají více než 50 zaměstnanců. Limit 25 zaměstnanců obsažený v současném návrhu zákona tak jde nad rámec směrnice a v případném novém návrhu již nemusí být obsažen, což bychom považovali za velice rozumné (jedná se skutečně o extrémní zatížení malých zaměstnavatelů).
Jelikož se pro účely splnění tohoto kritéria zahrnují také agenturní zaměstnanci, zaměstnanci na DPP/DPČ a neaktivní zaměstnanci (např. dlouhodobě nemocní či na rodičovské), může tato povinnost při zachování nižšího limitu dopadnout na drtivou většinu existujících zaměstnavatelů.
Definice oznámení
Podstatnou otázkou také je, jaká oznámení bude možné považovat za chráněná oznámení podle této právní úpravy.
Dle evropské směrnice se má jednat o oznámení v případě, že se jedná o porušení právních předpisů ve vymezených oblastech, kde je silně zastoupen veřejný zájem. Jedná se tak zejména o právní předpisy ochrany životního prostředí, jaderné bezpečnosti, veřejných zakázek, bezpečnosti dopravy, předcházení legalizace výnosů z trestní činnosti atd.
Současná navrhovaná česká právní úprava jde ale i v tomto nad rámec směrnice, když za chráněné oznámení označuje i oznámení vztahující se k jakýmkoliv jiným právním předpisům za předpokladu, že dané jednání je trestným činem nebo přestupkem. Nebude se tedy jednat o jakékoliv protiprávní jednání (ne každé porušení zákona je trestný čin či přestupek), ale i tak se jedná o významné rozšíření.
Do oblasti chráněných oznámení tak spadnou např. i přestupky v oblasti zaměstnanosti, kterým může být např. neuhrazený příplatek za práci o víkendu nebo špatně vedená evidence pracovní doby. Hrozí tak, že ze systému, který má umožňovat ochranu oznamovatelů závažných protiprávních jednání s případnými dopady na veřejný zájem se stane způsob vyřizování sporů mezi zaměstnavateli a jejich zaměstnanci.
I v této oblasti tak lze doufat, že případný návrh nové vlády nebude zbytečně rozšiřovat působnost této právní úpravy nad rámec požadovaný evropskou směrnicí.
Přijetí oznámení
Navrhovaný zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby povinný subjekt zajistil, že oznamovatel může podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně, a na žádost oznamovatele i osobně. Prakticky to znamená, že si již dále nebude možné vystačit jen s e-mailovou schránkou či webovým rozhraním pro oznámení protiprávních jednání, jak mnoho společností v současnosti využívá.
Povinný subjekt tak bude muset umožnit alespoň jeden způsob písemného podání oznámení (tj. na e-mail, poštou či prostřednictvím webového rozhraní), jeden způsob ústního podání (nejčastěji telefonní linka) a také možnost osobního setkání s příslušnou osobou.
Pro většinu povinných subjektů tak bude nová právní úprava znamenat nutnost u stávajících systémů pro oznamování protiprávních jednání rozšířit kanály, kterými bude možné učinit oznámení.
Mlčenlivost a ochrana totožnosti oznamovatele
Navrhovaná právní úprava stanoví poměrně explicitní požadavky na zajištění mlčenlivosti. Zejména pak stanoví, že povinný subjekt musí zajistit, aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat výlučně pověřená osoba a aby nebyla vyzrazena totožnost oznamovatele.
Může tak být poněkud problematické výše uvedené zajistit v případě, kdy ke komunikaci je využíván standardní e-mailový server spravovaný povinnou osobou, kde nelze zcela jednoznačně zajistit, že k oznámení tak nebude mít přístup žádná jiná než pověřená osoba (např. správce serveru, datoví analytici, správci databází, IT podpora, administrativa telefonických linek, zaměstnanci podatelny atd.). [1]
Je dobré pamatovat, že tato povinnost se vztáhne nejen na komunikační kanály (tj. např. správu e-mailové adresy či telefonní linky určené pro podání oznámení), ale i na správu jednotlivých podání (tedy i na databáze systému určeného ke správě oznámení).
Stejné pak platí pro používaná úložiště souborů, kde se mimo výše uvedený problém bude nutné zamyslet v případě cloudových řešení také nad tím, kam jsou data reálně ukládána a zda jsou v rámci tohoto úložiště dostatečně zabezpečena proti neoprávněnému přístupu.
Právě technicko-organizační zajištění vnitřního oznamovacího systému může být v praxi nejsložitější a lze tedy doporučit, aby se ti, na které povinnost zřídit vnitřní oznamovací systém s vysokou pravděpodobností dopadne, začali tuto otázku řešit s předstihem a nečekali se zahájením hledání vhodných systémů či dodavatelů až na finální schválení právní úpravy.
Pověření příslušné osoby
Navrhovaná právní úprava jednoznačně vyžaduje pověření konkrétní osoby či osob, které budou provádět prověřování došlých oznámení, tzv. příslušná osoba. Podle našeho názoru se může jednat i o více osob, např. i celé oddělení, aby byla zajištěna zastupitelnost v případě dovolené či nemoci a bylo možné případná oznámení vyřídit včas (viz níže).
Totožnost příslušné osoby či osob také musí být zveřejněna, a to nejlépe na internetových stránkách dané společnosti (způsobem umožňujícím dálkový přístup), včetně uvedení telefonního a e-mailového či jiného kontaktu na danou osobu.
Nezbytné je rovněž pamatovat na požadavek nezávislosti, resp. nestrannosti osob určených k prošetření oznámení. Zejména ve společnostech, kde přijaté interní stížnosti rutinně prošetřují zaměstnanci personálních útvarů, může existovat riziko střetu zájmů – namítané protiprávní jednání se totiž může týkat právě povinností personálního úseku. V takovém případě bude vhodné pro potřeby přijímání a investigací oznámení určit příslušné osoby, u kterých zájmy chráněné návrhem zákona takto nekolidují s jejich běžnou pracovní náplní.
Lhůty k vyřízení oznámení
Navrhovaný zákon o ochraně oznamovatelů upravuje poměrně velké množství lhůt, které je potřeba po obdržení oznámení naplnit. Nesplnění těchto lhůt pak může být postiženo i pokutou uloženou příslušné osobě.
Příslušná osoba je dle navrhovaného zákona povinna:
- při žádosti oznamovatele přijmout oznámení osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 30 dnů
- vyrozumět oznamovatele do 7 dnů od přijetí oznámení
- posoudit oznámení a vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů (lze prodloužit dvakrát o 30 dnů)
U mnoha dalších úkonů pak zákon příslušné osobě stanoví obecnou lhůtu „bez zbytečného odkladu“, např. v případě vyrozumění, že podání nelze považovat za oznámení ve smyslu zákona nebo vyrozumění o tom, že nebylo shledáno podezření na protiprávní jednání.
Vzhledem k poměrně krátkým lhůtám tak bude nutné řešení oznámení dostatečně personálně zabezpečit, případně zvážit vedení oznamovacího systému třetí osobou. I toto je jedna z otázek, kterou bychom se doporučili zabývat již dříve, než až při schválení právní úpravy.
Přestupky a sankce
Návrh zákona o ochraně oznamovatelů nicméně počítá s velkým množstvím přestupků, kterých se může dopustit jak povinný subjekt, tak samotná příslušná osoba. Přestupku se může dopustit také oznamovatel v případě, že podá oznámení, které je vědomě nepravdivé.
Povinný subjekt se dopustí přestupku zejména v případech, že nezřídí vnitřní oznamovací systém, neurčí příslušnou osobu, nezajistí zveřejnění informací o možnostech podání oznámení, ale také třeba tím, že nezajistí přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení. V případě spáchání přestupku povinným subjektem mu může být uložena pokuta až do 1.000.000,- Kč či až do výše 5 % z čistého obratu.
Zajímavé je, že navrhovaný zákon stanovuje konkrétní sankce taktéž pracovníkovi pověřenému zpracováním a prověřováním oznámení. Příslušná osoba se dopustí přestupku například tím, že nepřijme oznámení, neinformuje oznamovatele o výsledku posouzení nebo poskytne informaci o totožnosti oznamovatele. Na příslušnou osobu pak v těchto případech čeká pokuta ve výši až 100.000,- Kč. Pokud tedy bude pověřen výkonem činnosti osoby zpracovávající whistleblowingová oznámení zaměstnanec, stal by se pro potřeby návrhu zákona subjektem normy, kterému hrozí za nesprávné plnění povinností sankce ukládané nezávisle na jeho zaměstnavateli.
Na osobu, která bude pověřena jako příslušná osoba přijímáním a posuzováním oznámení bude také kladena daleko větší odpovědnost, jelikož bude za výkon této funkce odpovědná nejen svému zaměstnavateli, ale také ponese přímou odpovědnost vůči příslušným veřejným orgánům.
Z hrozby příležitost
Je zjevné, že pro řadu osob představuje navrhovaná úprava administrativní, organizační a technické komplikace, aniž by bylo zřejmé, jaký přínos celá věc vůbec bude mít. Přínosem ovšem může být to, že společnost získá kvalitní detekčním a preventivní mechanismus, kterým může včas odhalovat protiprávní jednání a zamezit tak vzniku škody (či snížit její rozsah) a případné negativní dopady na reputaci. Přítomnost kvalitního systému předcházení protiprávním jednáním je taktéž důležitá pro potřeby zproštění se trestní či administrativní odpovědnosti za protiprávní čin.[2] Spolehlivý a nezávislý whistleblowing systém se tak může stát jedním ze základních pilířů compliance kultury ve společnosti, jakož i významným prvkem obrany společnosti (a členů jejích statutárních orgánů) při obraně před orgány veřejné moci v případě, že společnost čelí podezření ze spáchání protiprávního činu.
Závěr
Přestože osud aktuálního návrhu zákona o ochraně oznamovatelů je s velkou pravděpodobností zpečetěn, bylo by chybou se této otázce zcela přestat věnovat. Lze očekávat, že po volbách může nová právní úprava v této oblasti přijít velice rychle a je tedy dobré již s předstihem vědět, jak k věci přistoupíte, abyste následně nebyli zaskočeni zcela nepřipraveni.
[1] Byť se domníváme, že tato povinnost je dostatečně jasně upravena v samotném vládním návrhu zákona, upozorňujeme v této souvislosti na pozměňovací návrh Jana Jakoba (https://www.psp.cz/sqw/text/orig2.sqw? idd=190882&pdf=1), kde v případě jeho přijetí by bylo explicitně stanoven zejm. v nově vloženém § 9 písm. g) požadavek na oddělení whistleblowing kanálu od obecných komunikačních kanálů, mj. těch užívaných k interní komunikaci, ze kterého explicitně vyplyne, že oznamovací kanál nesmí být provozován na mailových serverech a telefonických ústřednách používaných pro interní komunikaci.
[2] viz. odstavec 24 a 25 metodiky Nejvyššího státního zastupitelství k aplikaci § 8 odst. 5 zákona o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim (https://verejnazaloba.cz/wp-content/uploads/2020/11/Metodika-NSZ-k-%C2%A7-8-odst.-5-ZTOPO-2020.pdf)
Autoři textu: Mgr. Daniel Vejsada, advokát, a Mgr. Martin Frolík, compliance specialista, oba z advokátní kanceláře PRK Partners s.r.o.