Do kanceláří se v následujících dnech a týdnech budou postupně vracet zaměstnanci, kteří strávili poslední dva měsíce prací z domova. Nejen oni, ale také jejich zaměstnavatelé se přitom musí připravit na nový režim a odlišné pracovní podmínky, než na které byli před nástupem koronaviru zvyklí. Hlavním důvodem je zajištění fyzického a mentálního zdraví zaměstnanců. S tím souvisí nezbytná opatření spojená se snížením koncentrace lidí na pracovišti a dodržováním zvýšených hygienických standardů. Realitně-poradenská společnost CBRE proto přináší doporučení pro zaměstnavatele, jak se na tuto situaci dobře připravit.
Dvakrát měř, jednou řež: návrat zaměstnanců důkladně naplánujte
„Naše zkušenosti s podporou klientů působících v Asii, kteří si stejnou situací již prošli, naznačují, že opětovné otevírání pracovišť a komerčních zařízení nebude bez komplikací. Návrat do běžného pracovního života si proto žádá nový přístup. Zásadní je předvídat a nepodcenit důkladnou přípravu. Proto by si každá společnost měla stanovit plán, jak bude návrat zaměstnanců zpět na pracoviště probíhat a za jakých podmínek,“ komentuje Filip Muška, workplace konzultant v CBRE.
Buďte flexibilní, komunikujte a spolupracujte
V menších firmách by informace zpravidla měly pocházet přímo od ředitele společnosti anebo jím pověřené osoby. Ve větších firmách je vhodné sestavit speciální tým, který se bude na přípravě opatření podílet přímo s vrcholovým managementem. V jeho složení by neměli chybět zástupci klíčových oddělení včetně personalisty, firemního právníka, specialisty na komunikaci a pracovníků zodpovědných za úklid a bezpečnost. Tyto určené osoby či tým by také měly průběžné sledovat další nařízení příslušných zdravotnických a hygienických autorit, tyto pokyny neprodleně komunikovat a transformovat do života firmy. Zaměstnanci totiž budou vyžadovat jasná ujištění o tom, že se vracejí do zdraví bezpečného prostředí. To bude ze strany zaměstnavatele vyžadovat aktivní komunikaci o přijatých opatřeních, která ochrání jak zaměstnance, tak i obchodní partnery či zákazníky, kteří do příslušných prostor vstupují. Zaměstnavatel přitom nesmí zapomínat ani na získávání zpětné vazby, přičemž její průběžné vyhodnocování by se mělo promítnout do dalších úprav pracovního života v kanceláři.
Počet lidí, kteří se vracejí zpět do kanceláří, navyšujte postupně
Z Asie vyplývá také další poučení: okamžité navrácení všech zaměstnanců do kanceláře by bylo nerozumné a především neslučitelné s většinou nynějších pokynů v oblasti veřejného zdraví, které vydává Světová zdravotnická organizace (WHO) a další instituce. To platí zejména s ohledem na dodržování bezpečného odstupu mezi jednotlivými osobami na vzdálenost dvou metrů. Je zřejmé, že ne všechny kanceláře splnění této základní podmínky umožňují. Zaměstnavatelé by nejen proto měli vytvořit plán, který stanoví, jak navyšovat počet lidí v kancelářích postupně. Lze proto očekávat, že než se situace stabilizuje, bude část zaměstnanců i nadále pokračovat v režimu home office.
„Ne nadarmo se říká, že každá krize je současně příležitostí. Totéž platí i o té nynější: stojíme na prahu změn, které mají potenciál v blízké i vzdálenější budoucnosti do značné míry ovlivnit způsob naší práce: od místa, kde pracujeme, přes technologie, které využíváme, až po sociální vazby, které si vytváříme. Vždy totiž bude platit, že člověk je tvor společenský. Právě osobní interakce s kolegy, obchodními partnery či klienty je to, co zaměstnanci při své práci z domova nejvíce postrádají. Navzdory tomu, že v budoucnosti bude u řady společností podíl home office stoupat a pro mnohé zaměstnance se stane kombinace práce z domova s tou v kanceláři zcela běžnou, zůstanou kancelářské prostory stále nejdůležitějším místem pro setkávání a networking pracovních týmů. Ale musí se změnit. Například v tom smyslu, že velké firmy budou mít jedno velmi kvalitně a bezpečně vybavené hlavní sídlo (s řadou technologických vychytávek v duchu bezdotykového přístupu a provozu), ale současně budou rozvíjet i svou síť menších, lokálních kancelářských prostor. Ty jim zároveň vytvoří i jistou rezervu pro případ další pandemie,“ dodává Filip Muška.
15 DOPORUČENÍ CBRE, JAK MOHOU ZAMĚSTNAVATELÉ DOBŘE ZVLÁDNOUT NÁVRAT LIDÍ DO PRÁCE
Vytvořte bezpečné pracovní prostředí
- Snižte maximální obsazenost kanceláří. Přehodnoťte využívání pracovních míst tak, abyste dosáhli bezpečné vzdálenosti mezi zaměstnanci. Například obsaďte každou druhou pozici, přičemž viditelně označíte ty stoly, které nebudou využívané.
- Zabezpečte dostatek dezinfekčních gelů na ruce pro zaměstnance i návštěvy. Zároveň navyšte zásoby čisticích prostředků a zintenzivněte frekvenci úklidu.
- Aktivně sdílejte zásady a doporučení pro bezpečnou práci se svými zaměstnanci. Správná komunikace je základ! A to nejen ta online, která převládala při práci v režimu home office (při osobní komunikaci by však bezpečnost měla mít absolutní prioritu).
- S ohledem na vaše možnosti zvyšte přísun čerstvého vzduchu do kanceláří. Snažte se zohlednit i řešení pro menší uzavřené prostory, jako jsou toalety.
- Velké společnosti by neměly opomenout ani měření teploty zaměstnancům před vstupem do kanceláří či omezení týkající se počtu externích návštěv (to se týká například i kurýrů).
Připravte si plán a veškeré změny dobře koordinujte
- Sestavte speciální tým zaměstnanců, který se bude podílet na přípravě opatření společně s vrcholovým managementem firmy.
- Vytvořte si krizový plán pro případ, že se u vašich zaměstnanců objeví příznaky nemoci.
- Připravte časový harmonogram pro postupný návrat zaměstnanců na pracoviště: s časovým předstihem určete kdo a v jakém termínu se má do kanceláře vrátit.
- Navrhněte efektivní systém pro využívání sdílených prostor (toalety, zasedací místnosti, kuchyňka apod.), aby nedocházelo k větší koncentraci lidí na jednom místě.
- Vypracujte novou směrnici pro bezpečnost práce a dbejte na její dodržování.
Zaměřte se na zaměstnance a intenzivně s nimi komunikujte
- Zvolte a zabezpečte vhodné kanály pro interní komunikaci. Dbejte na otevřené sdílení informací napříč celou firmou a průběžně zjišťujte zpětnou vazbu.
- Před návratem zaměstnanců zpět na pracoviště vyzdvihněte výhody práce z kanceláře jako třeba kvalitu zázemí pro klidnou a nerušenou práci či vysokorychlostní internet.
- Nabádejte zaměstnance, aby i uvnitř kanceláří nosili roušky, dodržovali mezi sebou bezpečný odstup a dbali na zvýšenou hygienu.
- Podporujte zaměstnance, aby do práce chodili pěšky či jezdili na kole, spíše než aby využívali městskou hromadnou dopravu.
- Dejte svým zaměstnancům, kteří pokračují v práci z domova, doporučení, jak tento styl práce i nadále efektivně zvládat. A připravte se na to, že home office se pravděpodobně bude stávat čím dál víc součástí vaší firemní kultury.
