Současná koronavirová situace dala zabrat mnoha firmám napříč různými odvětvími, velkým společnostem i jednotlivcům. Během druhé poloviny loňského roku se zraky všech s nadějí upínaly k nadcházejícímu roku, ve kterém by se mohlo blýskat na lepší časy, čemuž však současná situace příliš nenasvědčuje. Mnohé firmy i jednotlivci tak nadále čelí té nejtěžší zkoušce týkající se udržitelnosti svého byznysu.
Některé firmy již čerpají ze svých rezerv, jiné zas musely radikálně snížit své náklady a některým se pandemie stala osudnou a svůj podnik musely uzavřít. Přes veškerá negativa se však firmy snaží vytěžit z pandemie koronaviru co nejvíce, a to zejména v souvislosti s analýzou současného průmyslu, jeho restartu, optimalizací svých nákladů a zefektivnění svých procesů, které v konečném důsledku povedou k úsporám.
Vykazování údajů do systému Intrastat
Každá firma, která obchoduje v rámci Evropské unie a která překročí tzv. asimilační práh během přijetí či odeslání zboží z nebo do jiného členského státu EU, má povinnost vykazovat údaje v systému Intrastat. „Asimilační práh byl stanoven pro odesílání zboží ve výši 12 000 000 Kč (dříve platila hranice 8 000 000, která se později zvýšila na 12 000 000) a pro přijetí zboží ve výši 12 000 000 Kč a vychází z fakturované hodnoty zboží, odděleně pro přijetí a pro odeslání zboží. Překročením asimilačního prahu se subjekt stane osobou povinnou k vykazování, tak zvanou zpravodajskou jednotkou,“ vysvětluje Jaroslav Štěpán, MBA z Intrastateu.com, poskytovatele reportingu Intrastat pro firmy i jednotlivce.
Data v Intrastatu pak neslouží jen pro různé účely Evropské unie – jednotlivé firmy pak se zmiňovanými daty mohou dále pracovat a tvořit si své samostatné statistické ukazatele. Důležité je poznamenat, že Intrastaty nejsou ve všech zemí stejné, protože některé ze zemí Evropské unie si je upravují (rozšiřují) o další ukazatele týkající se dané země. Jak ale využít tato data a jak se v současné době zachovat, aby firmy čelící již několikáté vlně pandemie optimalizovaly své náklady a hlavně ušetřily?
Tvrdá data, analytické výstupy a reportingy
Výše zmiňovaná data spolu s ostatními firemními daty lze maximálně využít během analytických výstupů a reportingů, díky kterým dochází k optimalizaci v různých sektorech. Na základě dat i grafů lze vyhodnocovat současnou situaci, vytvářet jakési predikce a případným hrozícím ztrátám lze tímto způsobem mnohdy předejít. Firmy by tak údaje neměly vykazovat jen a pouze do Intrastatu, ale měly by tvrdá data, analytické výstupy a reportingy využívat pro své vlastní potřeby a na základě nich předcházet ztrátám.
Audit a organizace je nezbytností
Optimalizace nákladů by měla proběhnout i v souvislosti se skladováním. Během neefektivního skladování totiž hrozí nemalý průtok peněz, které by bylo možné investovat jinde. V rámci auditu by firmy měly ověřit, zda efektivně využívají vlastní skladovací prostory či zda je zvolený vhodný úložný systém.
Následně až po auditu by bylo moudré plánovat případné velké rekonstrukce, stavby nových hal a dalších činností. „V souvislosti s optimalizací nákladů by taktéž bylo vhodné popřemýšlet o sdílených skladech, v rámci kterých dochází k výraznému snížení nákladů. Během auditu skladování je důležité se soustředit na to, zda se využívá vhodný úložný systém i zda jsou zvolené vhodné materiály,“ doplňuje Jaroslav Štěpán z Intrastateu.com.
Snížení nákladů za administrativu až o polovinu
Nemalé finanční prostředky firmy také vynakládají i během vnitrounijního obchodu, kdy zpracovávají výkazy pro zmiňovaný Intrastat. Tyto náklady jsou však kolikrát zbytečné. „Dost často se stává, že za jednu fakturu do hlášení Intrastat je firmám účtováno od 500 Kč až do 1000 Kč. Pro větší firmu tak celková částka může být až neúměrně vysoká. Mysleme na to, že snižování nákladů, přinese vždy konkurenční výhodu. V rámci šetření je nutné ale hlavně možné vynaložené náklady v administrativě snížit klidně i o polovinu,” vysvětluje Jaroslav Štěpán z Intrastateu.com.
Odborníci vás zachrání od případných pokut
Data, která se zpracovávají pro Intrastat, tak mohou firmy přenechat odborníkům. Ty však firmy musí vybírat stejně pečlivě, jako všechny ostatní služby. „V rámci služeb, které nabízíme, můžete samozřejmě počítat s kompletním zpracováním dokladů pro Intrastat po celé Evropské Unii, vyhotovení výkazů i jejich archivaci, odpovědnost za odvedenou práci a kupříkladu i sledování a hlídání asimilačních a specifických prahů,“ informuje Jaroslav Štěpán z Intrastateu.com, poskytovatele reportingu Intrastat pro firmy i jednotlivce.
„Najmutí odborníků je vhodným způsobem, jak se ochránit od případných pokut a ušetřit nemalé částky. Rok co rok mnohé firmy musí platit kupříkladu pokuty za neposkytnutí statistických údajů do systému Intrastat v požadovaných termínech,“ dodává Jaroslav Štěpán z Intrastateu.com.
Digitalizace i automatizace vše urychlí
V rámci koronavirové situace se logistice nevyhne ani digitalizace, ke které se váže i automatizace procesů. Díky té se zrychlí rozhodovací procesy, sestaví se krizový management, vytvoří se plány dodávek i subdodávek a samozřejmě se sestaví i nutné prognózy různých poptávek. A právě automatizace pak vede k zabezpečení různého řízení v reálném čase. „Lze tvrdit, že díky koronavirové situaci v logistice dojde k jakési digitální transformaci a automatizaci, díky kterým se veškeré jednání výrazným způsobem urychlí a samozřejmě následně i zlevní“ doplňuje Jaroslav Štěpán, MBA z Intrastateu.com.
Dejte přednost lokálním dopravcům
Jak optimalizovat, snížit, další výdaj, který může firma vykazovat? V souvislosti s logistikou činí jednoznačně jednu z největších položek přeprava jako taková. V případě dopravy k odběrateli je nutné započítávat i úhrady čítající mýtné, servis, palivo aj. Kapitolou sama o sobě je doprava zboží ze zahraničí, u které se hovoří, že činí až 11 % z nákupní ceny zboží. Zde jednoznačně platí jedno doporučení – volba lokálního přepravce. „V prvé řadě si zjistěte a porovnejte možnosti, které vám jednotliví přepravci nabízí. Srovnejte nabízené ceny lokálních přepravců s mezinárodními dopravními společnostmi a možná vás ve výsledku překvapí, že jdou tyto náklady snížit dokonce i o jednu třetinu. Podobný průzkum vám jistě nějaký ten čas zabere, ale rozhodně se vyplatí,“ radí Jaroslav Štěpán z Intrastateu.com. Nemalou částku tak lze ušetřit i na samotné přepravě.
Vyhlídky do budoucna
Přestože koronavirová pandemie mnohým cosi vzala, nelze jí odepřít fakt, že v dalších případech zároveň i něco přinesla. Díky ní se v logistice odkryla slabá místa, na kterých je třeba v budoucnu zapracovat a na kterých lze i výrazně ušetřit, a to za pomoci odborníků. Některé současné procesy zkrátka nejsou dostatečně flexibilní a schopné se současným opatřením vyrovnat. Pandemie zároveň dokázala, že jsou moderní technologie ve všech směrech důležité, ba dokonce nezbytné, a do budoucna lze jenom počítat, že digitální technologie výrazně posilní napříč všemi odvětvími, a to včetně logistiky.
