S několikadenní souvislou prací z domova má zkušenost jen málo lidí. Rozhodně méně, než kolik jich dnes takto pracuje kvůli vyhlášení nouzového stavu a celorepublikové karanténě. Nová situace ale přináší také řadu výzev. Jak se naučit lépe využívat svůj čas pro práci odkudkoliv a naplno těžit z možností moderní kancelářské techniky radí odborníci společnosti Canon v rámci projektu Kancelář budoucnosti.
„Když práci z domova vezmete za správný konec, vrátí se vám to s úroky a může vám zbýt i více volného času. Nedávná studie ze Stanfordu[1] totiž přichází se závěrem, že zaměstnanci pracující na dálku mají lepší výsledky než jejich kolegové v kanceláři,“ říká Eva Kučmášová, šéfka marketingu a komunikace společnosti Canon. Zároveň nabízí konkrétní kroky, jak pracovat z domova efektivněji.
Obecně platí, že nejdůležitější pro práci mimo kancelář je disciplína, stanovení jasného plánu pracovního dne a pravidelné sledování, jak se daří plán plnit. Začněte den pravidelnou krátkou poradou s manažerem a kolegy přes konferenční hovor nebo videochat. „Není nad to, mít jasno, jaké jsou aktuální priority, a zajistit, aby celodenní práce nebyla kvůli špatné komunikaci s kolegy zbytečná,“ dodává Kučmášová s tím, že pravidelný kontakt s kolegy je zásadní i kvůli vzájemné podpoře a udržení pracovní motivace.
Pokud máte doma vlastní pracovnu či pokoj, kde vás nikdo neruší, máte už skoro vyhráno. Průzkumy ukazují, že pouze desetina zaměstnanců se cítí být v práci produktivní. Nejčastěji proto, že nemají svůj klid, ať už kvůli hluku, či vinou „vizuálního šumu“. Práce z domova tak pro mnoho lidí může být nakonec požehnáním.
Správný rytmus je základ
Těm z vás, kteří pracují doma v přítomnosti rodiny nebo dalších osob, odborníci radí vytvořit si „směny“, a to tak, abyste se mohli vždy po nějakou dobu soustředit na práci plně a bez přerušení. Výrazně tak zlepšíte svůj výkon. „Obecně je klíčem k úspěchu a spokojenosti najít si ten nejlepší pracovní rytmus, který člověku při práci z domova vyhovuje. Osvědčenou taktikou je třeba cíleně si vyčlenit nejklidnější období na nejtěžší úkol dne,“ doporučuje Eva Kučmášová.
Home office je zároveň stejně jako běžná práce v kanceláři i o kvalitním a efektivním odpočinku. „Při práci z domova vám může čas zdánlivě plynout jinak než v kanceláři, a proto je potřeba dodržovat naplánované pracovní přestávky,“ upozorňuje Kučmášová.
S tím souvisí i určité rituály, které spousta lidí pro dobrý pocit a správné naladění na práci potřebuje. Někomu třeba může pomoci se po snídani převléknout do pracovního a jít ke stolu, jako kdyby to byl stůl u něj v kanceláři, ale pauzu si naopak více užije v domácím oblečení.
Online spolupráce
Kdekdo by mohl namítnout, že nové technologie lidi rozdělují, v kontextu práce na dálku jsou však vítaným spojencem, který zaměstnance dokáže propojit. Neplatí to jen pro komunikační platformy, ale i třeba pro tvorbu sdílených dokumentů a spolupráci lidí obecně. „Stále silnější trend, s nímž před lety začaly Google Docs, umožňuje většímu počtu lidí pracovat souběžně na jednom dokumentu a v reálném čase posuzovat jiné nápady. Výhodou je okamžitá zpětná vazba a rychlejší přístup k informacím spolu se snadnější správou dokumentů a úkolů,“ říká Eva Kučmášová ze společnosti Canon.
A dávají mu za pravdu i průzkumy. Akademici ze Stanfordu výsledky výzkumu[2] potvrdili, že s online nástroji pro spolupráci vydrží zaměstnanci u svého úkolu až o 64 procent déle než při práci „postaru“.
Bez moderních technologií to nepůjde
Budoucnost kanceláří je zcela jistě digitální, a tedy bezpapírová. České firmy ale zatím trend přijímají velmi pozvolna, tři čtvrtiny z nich podle loňského průzkumu Canon stále řeší veškeré smlouvy, objednávky či další vnitřní procesy výhradně na papíře. To může být v případě celofiremní práce z domova krizový moment. I zde ale technologie umí nabídnout řešení.
„Příkladem může být inteligentní skenovací software Avantech Scan2x schopný automaticky rozpoznat fakturu a poslat ji elektronicky přímo na účetní oddělení firmy nebo uložit do příslušného sdíleného adresáře. Toto řešení je kompatibilní třeba s třetí generací kancelářských multifunkcí imageRUNNER Advance. Fakticky tak v kanceláři stačí mít již jen jednoho člověka na skenování a zbytek firmy se ke všem došlým papírovým dokumentům dostane i na dálku,“ vysvětluje šéfka marketingu a komunikace společnosti Canon.
Najde se však jistě mnoho domácích kancelářích, které budou muset být dovybaveny vhodným zařízením pro tisk papírových dokumentů. Mnoho firem má totiž stále potřebu, nebo dokonce povinnost dokumenty uschovávat i fyzicky pro případnou kontrolu.
„Pokud to s prací z domova myslíte vážně, vyplatí se investovat do kompaktního a produktivního multifunkčního zařízení alespoň s možností skenování a černobílého tisku ve formátu A4, například z rodiny imageRUNNER,“ říká Kučmášová. Takové vybavení domácí pracovny umožní lidem průběžný tisk a skenování pro další sdílení nebo archivaci, čímž se vyhnou nutnosti řešit tyto činnosti po návratu z home office do kanceláře.
„Některé firmy si kladly otázku, zda je pro ně tradiční kancelář se čtyřmi zdmi stále tím nejlepším řešením. Současná opatření nutící k práci z domova jim dají jasnou odpověď. Možnosti moderních technologií už jsou na dostatečně vysoké úrovni, aby dovolily flexibilní přístup k práci. Věřím, že lidé tento trend brzdit nebudou, ale naopak ho uvítají,“ uzavírá Eva Kučmášová ze společnosti Canon.
[1] https://www.inc.com/scott-mautz/a-2-year-stanford-study-shows-astonishing-productivity-boost-of-working-from-home.html
[2] https://www.forbes.com/sites/adigaskell/2017/06/22/new-study-finds-that-collaboration-drives-workplace-performance/#55125993d025
