Cloudová revoluce se dotkla prakticky všech softwarových společností. Nejinak tomu bylo také v případě podnikového systému SAP. Ten sice stále nabízí firmám možnost provozu na veřejném i privátním cloudu, trend ovšem jasně směřuje k první ze jmenovaných možností. Důvody jsou nasnadě – větší flexibilita, větší rozsah řešení, procesů a služeb. Naopak privátní cloud nyní výhradně preferují firmy s vlastním vývojem, které chtějí (nebo musí) mít celý systém i s daty pod svou kontrolou. Jak si tedy správně vybrat, aby firma uspokojila své byznysové i provozní potřeby?
autor článku Peter Výboh, vedoucí SAP divize BOOTIQ na Slovensku
SAP za dobu své existence do produktového portfolia nasbíral nepřeberné množství řešení, přičemž mnohá z nich si firmy nechaly vyvinout podle svých specifických potřeb. Ta jsou nyní díky cloudu dostupná a každá společnost si tak ve většině případů najde to, které jí nejvíce vyhovuje. Naopak většinu firem odrazuje mnohdy komplikovaná migrace, při níž se na SAP vážou další aplikace a systémy, které je však třeba zachovat. Zejména velké korporace vyslovovaly obavu, že by se přechod do cloudu mohl protáhnout na roky. To již naštěstí neplatí, doba se i v tomto ohledu neuvěřitelně zrychlila a ze zvažované investice se stala existenční nutnost. Zároveň situaci ulehčují dostupné nástroje i dobrý výběr partnerů, ať už v podobě SAP konzultantů, nebo etablovaných vývojářských společností, které s přechodem do cloudu pomohou.
Zmapujte B2B procesy
Prakticky žádná firma dnes neexistuje bez externích dodavatelů. Klíčové je proto zmapovat veškeré B2B procesy, pro které může být SAP centrálním systémem. Jedná se především o obchodní partnery na straně odběratelů a dodavatelů, zajišťující například logistiku či bankovnictví, které bývají dávno digitalizované, a pro firmu tak dává smysl zakomponovat jejich služby do svého procesu. Tedy tak, aby zaměstnanci nemuseli manuálně zadávat adresáta nebo přeposílat faktury. Navíc nad těmito procesy bývá nastavený reporting – kolik se prodalo zboží, jakého typu a pro jaké zákazníky.
Pokud však procesy nefungují alespoň z větší části automatizovaně, reporty neobsahují klíčové informace, je namístě se obrátit na partnera – IT specialistu, který se v široké paletě procesů vyzná a dokáže doporučit, ale i navrhnout a implementovat vhodné řešení. Pokud je rozsah změn větší, udělá se proof of concept, který umožní vyzkoušet si systém v praxi. To znamená nejen konzultovat jednotlivé kroky se zaměstnanci, ale také testovat, dělat workshopy a sbírat průběžně zpětnou vazbu.
Přechod do cloudu nemusí být skokem do neznáma
Pro přechod do cloudu může firma zvolit dvě základní strategie – veřejný, nebo privátní cloud. Veřejný je flexibilnější, umožňuje rychlejší růst, poskytuje větší možnosti a rozsah změn, u soukromého jsou nákladnější licence a implementace. Pokud má tedy firma cloud privátní, osloví většinou dodavatele, který dodá vedle systému i speciální sestavy navržené právě pro provoz SAPu. Možná je ale také kombinace, kdy si zákazník chce držet kontrolu nad daty a přitom využívat výhod veřejného cloudu. V tom případě je potřeba myslet zejména na kvalitní IT architekturu.
Není tak divu, že pro mnohé firmy je přechod do cloudu strašákem. Nezřídkakdy oprávněným, protože ani interní IT už neví, jak celý systém funguje. Většině problémů však lze předejít kvalitní analýzou – nejen procesů, ale dokumentace a potřeb zaměstnanců. Samozřejmě se při průzkumu narazí na řadu problémů a starých chyb. Proto je dobré začít s naprostým minimem – nasadit cloudové řešení se základními procesy a postupně jej testovat a rozvíjet. Potenciál tohoto přístupu bývá u většiny firem obrovský a často dojde k zařazení procesů, o kterých nikdo neměl dosud tušení, a přitom pomůžou práci zásadně zefektivnit.
Procesů existuje široká paleta napříč branžemi. Integrujte ty správné
Neustále stoupající tendenci má v SAPu poptávka po integracích procesů, například do e-shopů, skladů, logistiky nebo kurýrních služeb. Velkou pozornost věnují firmy materiálním tokům, neboť je stoupající ceny nutí neustále optimalizovat. Ze stejného důvodu je velkým trendem výměna dat v rámci dodavatelského řetězce, například u energií. Ačkoli firma využívá subdodavatele, neznamená to, že by zmizela z jeho radaru v případě problémů, nebo nevěděla, kdo skutečně elektřinu vyrábí. Objednávky nebo fakturace se přitom mohou dít automatizovaně, pouze s kontrolou odpovědného zaměstnance.
Rovněž roste implementace procesů egovernmentu – a to jak pro státní správu, tak i pro firmy a jednotlivce. Opět to v praxi znamená, že zvolením správného procesu odpadá administrativa a obíhají data, nikoli lidé a papíry. Pak tu jsou také branžová řešení, která SAP nabízí – třeba BRM (business rule management) systém, který například na Slovensku řeší výběr daní a cel. Jak je vidět, omezení napříč sektory prakticky neexistuje, stačí „jen“ správně vybrat dle byznysových potřeb firmy.
Automatizujte. Alespoň částečně
S rostoucím počtem integrovaných procesů roste i potřeba jejich automatizace. Dnes to umí i komerční platformy, které dokážou procesy zmapovat, popsat je a zautomatizovat. Zároveň pro automatizace existuje široká škála nástrojů. Když něco nevyhovuje, lze si napsat vlastní proces dle svých potřeb. Ve finále tak záleží jen na financích a šíři procesů, jakou chce firma pokrýt.
Existují na to limity? V první řadě všechno není možné udělat hned, automatizovat je třeba postupně. Běžným problémem je například správně implementovat výrobní i obchodní systémy. IT zkrátka nedokáže předběhnout byznys, i když se o to někdy kontraproduktivně snaží. Situaci usnadňuje také to, že se výrobní systémy otevírají světu, dříve do nich viděly jen partnerské firmy, nebo rovnou specialisté na SAP, a podíl jejich práce neustále roste, i díky tomu, co si žádá trh. Když chybí materiály nebo třeba čipy, jsou informace o to cennější a dá se s nimi plánovat daleko efektivněji výroba, skladové zásoby či obchod.
Významnou roli hraje i bezpečnost, obzvláště pro otevřené systémy. Ale ušetřen nezůstává ani interní vývoj, který klade obrovské nároky na vlastní administrátory. V případě cloudu jde zase bezpečnost za poskytovatelem, který na to má určené oddělení, na straně firmy ale roste význam autorizace u klíčových lidí. Každý přístup má zkrátka svá potenciální rizika, na něž je třeba pamatovat.
Řešení na míru? Až pokud není zbytí
Samotný cloudový SAP přináší obrovskou míru řešení, která se nasbírala od zákazníků či partnerských firem a nyní jsou veřejně dostupná. SAP je do systému průběžně zařazuje. Tyto procesy jsou už otestované a jejich nasazení může šetřit velké peníze. Vývoj na míru tak přichází opravdu v okamžiku, kdy něco nefunguje, nebo na daný problém ještě žádné řešení nevzniklo. Navíc vývoj musí někdo řídit, implementovat, testovat, což je dražší, a nasazení se tak obvykle počítá na měsíce.
Kdy tedy vyvíjet něco od úplných základů? Především tehdy, když vidíte jasnou návratnost investice. Dnes jsou to například moderní terminály připojené do ERP, řešení pro skladové procesy, logistiku nebo kontrolu expedice. To vše lze opět výrazně automatizovat, a tím ušetřit množství materiálu i čas. Značné množství úspory času bývá při inventuře sektorů a regálů, kdy běžně vznikají během provozu omezení v řádu hodin. Automatizace pak dokáže zařídit, že inventura nemá dopad na provoz jako takový.
Bez nadsázky lze říct, že SAP je tak trochu svět sám pro sebe. I ten se ale díky cloudu otevírá a umožňuje rychlejší zavádění nových procesů, a tím pádem inovací. Pro firmy je tak obvykle těžké se v tom oceánu řešení orientovat bez externího partnera. Co však platí univerzálně, je kritický pohled na vlastní potřeby, jejich prioritizace – a až jako poslední možnost vlastní vývoj. Protože tady více než kde jinde platí, že všeho s rozvahou.
Autor: Peter Výboh, head of SAP v BOOTIQ SK
