Napadlo vás někdy, že při obyčejném vystavování faktur můžete šetřit čas i peníze? A přitom je to úplně snadné. Stačí jen zvolit ten správný nástroj. Podívejte se, jak vám pomůže.
Pokud připravujete faktury ve Wordu, Excelu nebo třeba v účetním programu, víte, že to chvíli trvá. U kancelářských aplikací musíte ručně zadávat a kontrolovat všechny údaje, zatímco účetnictví obsahuje spoustu funkcí, které k fakturaci nepotřebujete. A to vám může zbytečně komplikovat práci.
A proto je lepší jít na to jinak – s pomocí online fakturační služby.
Faktury máte vždy po ruce
Hlavní výhoda online fakturace je v tom, že ji máte stále po ruce. Ať už jste v kanceláři, na pracovním obědě nebo třeba na dovolené na druhém konci světa.
Stačí vám jen mobil nebo notebook, připojení k internetu a prohlížeč.
V něm se přihlásíte k fakturační službě a můžete se pustit do přípravy faktur nebo třeba cenových nabídek. I s nimi si totiž správná online fakturace poradí.
Vždy správné údaje
Online fakturační služby komunikují s databázemi, jako je například ARES. A dokážou z nich na doklady přenést údaje o vás i o vašich klientech. Stačí jen zadat IČ a program automaticky doplní související údaje. Například číslo vašeho účtu nebo klientovu adresu.
A protože informace pocházejí přímo ze státních registrů, máte jistotu, že jsou správné a aktuální. Nemusíte je tedy ručně kontrolovat.
Máte přehled o úhradách
Vyplatí se také spárovat fakturační službu s internetovým bankovnictvím. Program se díky tomu dozví o úhradě konkrétní faktury – a označí ji jako zaplacenou. Máte tak vždy přehled o tom, kteří klienti už zaplatili. A kteří vám naopak dluží, i když už je dávno po termínu splatnosti.
Díky tomu můžete klientovi včas poslat upomínku.
Nebo na doklady rovnou přidejte upozornění na penále za pozdní platbu. A klienti už datum splatnosti jen tak nepřehlédnou.
Pravidelné faktury bez starostí
Čas a práci vám ušetří i další chytrá funkce – automatická tvorba pravidelných faktur. Pokud klientům pravidelně fakturujete stejnou částku například za pronájem či energie, program vše vyřeší za vás.
Stačí připravit šablonu a nastavit pravidla pro odesílání.
Každý týden, měsíc nebo třeba kvartál software zadanou fakturu připraví a rovnou ji pošle zadanému klientovi. A vy už jen zkontrolujete, zda vám dorazila platba.
Vše je zdarma
A co je na tom všem nejlepší? Že faktura online může vzniknout i zdarma – a ušetří vám jak čas, tak peníze.
Online fakturační programy totiž nabízejí několik cenových tarifů včetně bezplatné verze. V ní si všechno vyzkoušíte, a pokud fakturujete jen několika stálým klientům, tak si s ní vystačíte prakticky neomezeně dlouhou dobu.
Díky tomu získáte efektivního pomocníka, který vám usnadní administrativu. A na kterého se můžete spolehnout kdykoliv a kdekoliv.
