Jak vyzrát na archivaci dokumentů po účetní uzávěrce? Pomohou vám archivační krabice, pořadače a trpělivost.
Chystáte si udělat pořádek v dokladech a šanonech? Poradíme vám, jak na archivaci dokumentů. Povinnost archivovat účetní doklady pro vás bude hračka.
Přestože se stále větší oblibě těší elektronický archiv dokumentů, 100% elektronické podnikání bez papírů není jen tak.
Pořadače a archivační krabice proto zůstávají nepostradatelnými pomocníky ve většině kanceláří.
Takže pokud jste už zjistili, jak dlouho archivovat dokumenty podle zákona, můžeme se pustit do archivace.
Máte v podstatě 2 možnosti.
Metoda 1: Archivování celých šanonů
Účetní doklady, smlouvy a další dokumenty můžete archivovat přímo do pořadačů. Je to pohodlné, rychlé a když si šanony dobře popíšete, můžete je všechny uložit do archivačních krabic na šanony, ve kterých snadno dohledáte dokumenty i dlouho po jejich archivaci.
Velkou předností je, že jednotlivé dokumenty můžete z pořadačů pohodlně vytáhnout a zase je do nich vrátit. Tato metoda se hodí na krátkodobé uložení.
Metoda 2: Archivování přímo do archivačních boxů
Nechcete-li dokumenty ukládat do šanonů, můžete využít jen samotný archivační box. Postup je jednoduchý:
- Vytáhnete papíry z šanonů
- Sepnete je archivační sponou
- Vše uložíte do archivačních boxů
- Archivační boxy vložíte po skupinách do archivační krabice s víkem
Dobře uložené dokumenty pak vydrží ve stálých skladovacích podmínkách (stálá teplota a sucho) i desítky let.. Doporučujeme pořídit archivační boxy ze speciální archivační lepenky, která dokumenty ochrání lépe, než obyčejný karton.
Výhodou této metody je, že takto uvolněné šanony můžete opětovně použít.
Co se vám může při archivaci dokumentů hodit?
Ať už si vyberete první nebo druhou metodu, těchto pár pomocníků vám archivaci může ještě víc usnadnit:
- Rozdružovač dokumentů– vnesou do vašich šanonů pořádek, slouží k oddělení jednotlivých oddílů dokumentů v šanonech
- Štítky na šanony – ty pomohou se snadným třídění celých šanonů, starý štítek tak jednoduše vyměníte za nový
Během práce se mohou hodit ještě nůžky, sešívačky nebo popisovače.
