Enterprise Resource Planning neboli podnikové plánování zdrojů. To je význam pro zkratku ERP systémů, které vám pomohou automatizovat procesy ve firmě, usnadnit práci vašich zaměstnanců a být efektivnější. Ne každý ERP systém je vhodný pro každé podnikání, a proto je důležité nepodcenit jeho výběr. Poptejte se firem ve svém odvětví, jaké informační systémy využívají a zjistěte, pro jaké odvětví byl vámi vybraný erp systém navržen.
ERP systém vám může pomoci systemizovat a automatizovat procesy ve firmě, zlepšit komunikaci se zákazníky a obchodními partnery, zjednodušit tvorbu reportů, centralizovat podnikové informace a zpřehlednit stav zboží ve skladech.
Na co se zaměřit před samotným výběrem
Ještě před tím, než začnete erp systém vybírat, zvažte, co od nového systému očekáváte a co naopak ne. ERP systémy nejsou všemocné. Nový systém bude ve vaší firmě využívat více oddělení, a proto nezapomínejte ani na ně. Sestavte si výběrový tým ze členů jednotlivých oddělení a u každého oddělení stanovte hlavní cíle, které má ERP splnit. Klíčová osoba, která bude finální podnikový informační systém vybírat by měla být velmi zkušená a seznámená s veškerými procesy ve firmě. Můžete si najmout i externího konzultanta, který vám s výběrem pomůže.
Mezi hlavní požadavky na informační systém patří:
- cíle jednotlivých oddělení a celé firmy např. zlepšení komunikace se zákazníky
- funkce, které nyní potřebujete
- funkce, které budete potřebovat v budoucnu
- stanovení kritérií erp systému např. reporty, firemní procesy.
Na co se zaměřit během výběru ERP řešení
Soustřeďte se na ERP systémy, které již používají firmy z vašeho odvětví. Dodavatelé, kteří již s vaším oborem mají zkušenost, nebudou mít problémy přizpůsobit funkce specifickým požadavkům. Podrobně si projděte nezbytné a zbytné funkce pro vaše podnikání. Na funkce se dívejte i s ohledem na budoucí růst firmy.
Při výběru zvažte také velikost firmy. Velké podniky fungují jinak než malé firmy. Mohlo by se tedy snadno stát, že některé funkce budete mít zbytečně nebo vám budou naopak chybět.
Důležitou součástí informačních systémů je také napojení na aplikace třetích stran. Aby vám ERP systém usnadnil práci, musí být schopný integrace na systémy, které již používáte a budete používat i nadále.
Rozdíl mezi informačními systémy najdete také v řešení implementace a celkové náročnosti na provoz, ať už jde o peníze, čas či lidské zdroje.
Výběrem ERP systému to nekončí
Našli jste ERP systém dle vašeho požadavku? Nezapomeňte si ověřit také dodavatele např. dobu působení na trhu, reference, finanční stabilitu nebo velikost teamu, který se o vás bude starat nebo vás školit. Velkou část času vám zabere také příprava smlouvy, která musí obsahovat zejména:
- určení odpovědnosti
- obsah služeb
- cenu
- vyjednané podmínky
- termíny.
Smlouva musí poskytovat dostatečnou právní jistotu, a proto vždy spolupracujte s právníkem.
Více informací o výběru ERP systému můžete najít zde. Jednoduchý e-book vás provede celým procesem výběru.
