Ručně psané faktury dnes s výjimkou pár řemeslníků ze staré školy nikdo nevyužívá. Podobným způsobem ale začínají vymírat také faktury psané v kancelářských programech, jako je Word nebo Excel. Nahrazuje je online fakturace, která je výrazně rychlejší, dostupná odkudkoliv a často i zdarma. Pokud ji zatím nevyužíváte, nenechte si ujet vlak.
Online fakturačních programů je i na českém trhu několik desítek a každý rok jim přibudou tisícovky nových uživatelů. Oproti starším způsobům fakturace totiž mají spoustu výhod, které snižují podnikatelskou administrativu kolem faktur na minimum. V článku je probereme.
Faktura je hotová v rámci vteřin
Online fakturační nástroje vyplní při fakturaci většinu údajů za vás. Jsou napojené na registry, jako je například ARES, a v reálném čase z nich čerpají data. Takže zadáte jen jméno klienta a aplikace automaticky vyhledá a doplní zbytek jeho údajů. Automaticky doplní i vaše údaje, jako je adresa nebo IČ. Kromě výrazného zrychlení fakturace tak máte také jistotu, že jsou údaje vyplněné správně.
Pokud ve fakturační aplikaci evidujete také adresář klientů nebo ceník produktů a služeb, stačí vám jen při fakturaci označit klienty a položky a nemusíte ručně vyplňovat vůbec nic. Fakturu pak máte vytvořenou a odeslanou doslova za pár vteřin.
Faktury vytvoříte odkudkoliv
Jedna z hlavních předností online fakturačních služeb vychází z toho, že si je otevřete v každém internetovém prohlížeči. Nejste odkázaní na jeden počítač, jako tomu je u běžných kancelářských programů. Rychle se do nich přihlásíte z počítače doma, v kanceláři nebo kdekoliv jinde.
Fakturu samozřejmě připravíte i z chytrého telefonu nebo tabletu. Stačí v nich otevřít internetový prohlížeč, nebo si stáhnout mobilní aplikaci dané služby. V té typicky najdete i několik funkcí navíc. Například evidování přijatých dokladů pomocí načtení QR kódu.
Vytvoříte různé druhy dokladů
I když se jim říká fakturační aplikace/nástroje/služby, vytvoříte v nich kromě klasických vydaných faktur i jiné doklady. Díky předpřipraveným šablonám vygenerujete například cenové nabídky, dobropisy nebo zálohové faktury.
Kromě vytváření dokladů pak můžete evidovat i faktury, které vám vystavili vaši obchodní partneři. Například díky evidenci přijatých faktur máte výborný přehled o všech svých obchodech a cash flow. Snadno tak například zhodnotíte, zda je pro vás výhodnější využívat výdajový paušál, nebo daňovou evidenci.
Fakturační aplikaci propojíte s bankou
Nástroj pro online fakturaci můžete propojit s dalšími službami a aplikacemi, abyste si administrativu usnadnili ještě víc.
Když ji například propojíte se svým internetovým bankovnictvím, tak se do rozhraní fakturačního nástroje automaticky propíšou platby od vašich klientů a spárují se s potřebnými doklady. Nemusíte tak neustále kontrolovat platby, a když některý klient s platbou zpozdí, fakturační aplikace mu automaticky odešle upomínku.
Fakturační službu jednoduše napojíte i na další systémy, aniž byste k tomu potřebovali ajťáka. Například na systém své účetní, e-shop, skladový program nebo CRM. Programy si pak budou automaticky vyměňovat informace a vy nemusíte nic ručně přepisovat.
Bezplatná verze je samozřejmostí
Většina online fakturační nástrojů nabízí bezplatnou verzi. Fakturace zdarma je tak dostupná všem, kdo si chtějí nástroj před pořízením pořádně vyzkoušet. Mnohdy v nich můžete bezplatně pracovat po neomezenou dobu, jen nevyužijete některé funkce navíc.
Například oblíbená online fakturační služba iDoklad vás nechá neomezeně fakturovat, pokud fakturujete maximálně pěti klientům.
