Zhruba 30 procent nových firem krachuje kvůli špatnému řízení financí. I zaběhnuté firmy velmi často svoje peníze systematicky neřídí, upozornil v rozhovoru pro Roklen24 Petr Macek, autor aplikace Caflou. Ta chce podnikatelům, menším firmám i freelancerům umožnit, aby měli všechny důležité informace pohromadě na jednom místě a hlavně neustále po ruce. Ať už jde o zákazníky, partnery a dodavatele, zakázky, projekty a úkoly, anebo o cash flow, rozpočty a faktury. Cílem Caflou je do čísel businessu přinést přehlednost, systémovost a v neposlední řadě i automatizaci spojenou s chytrými technologiemi.
Caflou je aplikace určená podnikatelům. Co všechno jim pomáhá spravovat?
Skoro všechno, co podnikatel nebo malá firma potřebuje spravovat. Podnikatelé si evidují v Caflou své zákazníky, partnery nebo dodavatele, vytvářejí nabídky, řídí si zakázky a projekty, plánují si aktivity a úkoly, vykazují práci a čas, čas si mohou i měřit, vše přímo v aplikaci fakturují a v neposlední řadě si u nás řídí a plánují své cash flow. Všechno je logicky propojené a navazuje na sebe.
Proč je podle vás pro podnikatele důležité mít tyto informace pohromadě?
Pokud pomineme výraznou úsporu času, protože vše máte na jednom místě a nemusíte informace hledat ve více systémech, je zde i úspora peněz, protože Caflou dokáže nahradit třeba pět nebo šest samostatných aplikací. Ale zásadní je přehlednost, propojenost informací. V Caflou si uložíte nového zákazníka, vystavíte a pošlete mu nabídku, zakázku si pak řídíte v rámci projektu, včetně termínů, rozpočtů nebo potřebných dokumentů, na zakázce sledujete veškeré příjmy a náklady, evidujete výkazy práce nebo materiálu, a nakonec vše opět přímo v aplikaci vyfakturujete. Zároveň dopředu vidíte dopad zakázky na firemní cash flow. Ke všemu může mít přístup nejenom podnikatel sám, ale i jeho tým nebo dokonce zákazník.
Ve firmě může často představovat problém komunikace. Dokáže Caflou pomoci i v tomto?
Určitě. V té základní rovině komunikace mohou uživatelé Caflou používat chat nebo si vyměňovat komentáře, například pokud společně pracují na zakázce nebo úkolu. Ale mohou si mezi sebou také zadávat práci či úkoly. Každý pak ví, kdo na čem pracuje, v jakém je která aktivita stavu, kdy má být dokončena a kdo je za ní právě zodpovědný.
Caflou vždy každého upozorní přímo v aplikaci nebo e-mailem, pokud došlo k nějaké změně nebo nové diskusi. Na takovou zprávu jde reagovat také přímo z e-mailu a reakce se zapíše do Caflou. E-mailem si také mohou mezi sebou zadávat úkoly nebo projekty, opět se vše v aplikaci zaznamená. Lze si také domlouvat schůzky díky kalendáři, který je přímo v Caflou, a kromě schůzek ukazuje i termíny úkolů nebo projektů. Caflou tak nabízí celistvý pohled nad děním ve firmě, navíc každá akce je zpětně dohledatelná. Víte, kdo, kdy, co udělal.
Kdy a jak vznikla myšlenka založit aplikaci Caflou? Dovedly vás k tomuto nápadu reálné problémy, se kterými jste se setkal v rámci businessu?
Myšlenka vznikla ke konci roku 2014. To už jsem byl čtvrtým rokem na volné noze a k myšlence na Caflou mě opravdu vedly vlastní zkušenosti a potřeby. Přibývalo klientů, i těch velkých, a tím i práce, administrativy, poznámek, projektů a úkolů, výkazů času nebo faktur. Papíry, Excel, kalendář přestávaly vyhovovat a nenašel jsem malému podnikateli dostupný systém, který by na jednom místě vyřešil většinu administrativy.
Různé aplikace na trhu byly, ale většinou jednostranně zaměřené, populární Basecamp uměl jen úkoly, iDoklad nebo Fakturoid jen faktury a podobně. Navíc na řízení a plánování cash flow, což pro mne byla klíčová záležitost, dostupný jednoduchý nástroj napojený na další firemní agendu nenajdete. Podnikatelé to většinou řeší v tabulkách. Caflou mělo vše potřebné chytře pospojovat na jednom místě.
Máte představu, kolik taková aplikace dokáže malým podnikatelům ušetřit času? Ušetří díky ní i finančně?
Mně samotnému Caflou třeba jen na výkazech práce pro klienty ušetřilo několik hodin času měsíčně. Měsíční výkaz práce mám na pár kliknutí, hned z něj vytvořím fakturu a posílám z Caflou klientovi, za minutu dvě mám hotovo. Dříve jsem vše skládal z poznámek, z Excelu, musel jsem to zformátovat, pak přenášet ručně do faktury, jedna taková akce zabrala 15-20 minut, dnes minuty dvě. Malý podnikatel s průměrně objemnou agendou pak ušetří minimálně několik hodin času každý měsíc, firma s pár zaměstnanci desítky hodin.
Navíc podnikatel ví, že všechny informace a podklady má na jednom místě a dostane se k nim kdykoliv a odkudkoliv, i to šetří čas. Finanční úspora je pak samozřejmě v uspořeném čase a příležitosti, místo administrativy může podnikatel vydělávat. Ale uspoří také na tom, že za Caflou zaplatí jednu nevysokou měsíční částku a nemusí platit několik aplikaci na různou administrativu. Například za CRM (pozn. customer relationship management/řízení vztahů se zákazníky), úkolovník a fakturaci pro tři uživatele by podnikatel zaplatil někde mezi 1500 až 3000 korun měsíčně, Caflou pokryje funkce těch tří systémů a vyjde jen na 500 Kč za měsíc dokonce pro neomezené množství uživatelů.
Caflou je tedy určitou podobou podnikového informačního systému. Cílíte však primárně na malé firmy a freelancery. V čem se tedy liší od těch, které jsou určeny těm „velkým“?
Caflou je opravdu celistvá podnikatelská aplikace a škála funkcí je hodně podobná „větším“ informačním nebo ERP systémům. Lišíme se třeba tím, že aplikaci neupravujeme na míru, všechny firmy ji musí používat tak, jak je. Také nemáme upravené verze nebo nástavby pro specifické obory, např. pro výrobní podniky. Nebo nenabízíme účetní funkce ale pouze fakturaci s exportem do účetnictví.
Jsou to funkce, které zpravidla podnikatel nebo malá firma nepotřebuje. Pokud ale cítíme z reakcí uživatelů, že některé funkce chybí, snažíme se je do aplikace doplnit, například nyní nabízíme jednoduché skladové hospodářství, po kterém byla velká poptávka a „velké“ systémy jej většinou mají.
Jak se vaše aplikace ovládá? Je vhodná i pro začátečníky, kteří dosud nebyli zvyklí nějaký podobný systém využívat?
Caflou je určitě intuitivní nástroj, uživatelé nás chválí za jednoduchost, snadné ovládání, rychlost a také logiku a smysluplnost aplikace. Slyšíme od uživatelů, že za den dva používání jsou v aplikaci jako doma. Navíc se snažíme pomáhat uživatelům hned od začátku pomocí rad, tipů, návodů, a také pomocí webinářů pro nováčky. Používají nás jak uživatelé, kteří přešli z jiných systémů, ale právě i ti začátečníci, kterým přestal stačit papír a Excel, anebo ti, kteří chtějí mít ve svém podnikání hned od začátku systém a opravdovou kontrolu na jednom místě.
Uvádíte, že aplikace se nemusí nikam instalovat, a jediné, co uživatel potřebuje, je připojení k internetu. Co když ale s připojením nastanou problémy? Znamená to, že se uživatel k datům vůbec nedostane?
Je tomu tak, Caflou je online aplikace umístěná v cloudu, dostanete se do ní z notebooku, tabletu nebo mobilu, ať jste, kde jste. Připojení k internetu je nicméně nutností, offline verzi zatím nemáme. Vlastně je po ní velmi ojedinělá poptávka, podnikatelé jsou dnes na online aplikace zvyklí a přístup k internetu třeba jen z mobilu je dnes skoro všude. Umožňujeme ale cokoliv exportovat, třeba ve formě excelové tabulky, třeba přehled úkolů, na kterých je třeba pracovat.
Jak velká je vaše zákaznická základna? Jaký typ firem vás nejčastěji využívá?
Dnes se blížíme ke 13 tisícům uživatelů, přibližně čtvrtina je pravidelně aktivních. Používají nás jak firmy, tak i živnostníci. Dnes je to tak šest ku čtyřem ve prospěch firem a tento poměr se dlouhodobě drží. Silnou základnu máme mezi marketingovými agenturami a obecně digitálními profesionály, IT firmami nebo programátory, tito tvoří tak 40 procent všech zákazníků. Stavební profese jako projektanti, architekti, ale i menší stavební firmy nebo dodavatelé elektroinstalací tvoří přibližně pětinu. Zbývající část je taková všehochuť, máme prodejce nemovitostí, advokáty, výrobce nábytku, interiérů nebo kuchyní, ale i výrobní firmy, dotační specialisty, vinaře, a také farmu a mnoho dalších.
Německý časopis zařadil Caflou do TOP 10 systémů podnikového plánování a mezi TOP 5 neněmeckých systémů. Co na vaší aplikaci zákazníci nejvíce oceňují? Kterou funkci využívají nejvíce?
Skvělé je, že Caflou je používáno tak, jak jsme si to přáli. Firmy aplikaci používají napříč funkčnostmi, tedy opravdu jako celistvý firemní systém, který neplní jen jednu potřebu (např. jen jako úkolovník nebo fakturace). Nejvíce se aplikace používá pro organizaci a kontrolu práce, ať už je to práce na zakázkách, úkolech nebo vykazování času a práce. Velmi silné je řízení cash flow, které zpravidla používá jen část uživatelů v každém účtu (majitelé firem, ekonomičtí manažeři, účetní apod.), ale využívá ho třetina firem.
Jsme rádi, že firmy berou potřebu řídit své finanční toky vážně, i o to se snažíme. CRM funkce jako je správa zákazníků a dodavatelů používá také velká část firem, i protože naše CRM je napojeno na vše ostatní, na projekty, výkazy, faktury nebo cash flow. Čím dál více firem u nás začíná i fakturovat. I u fakturace jim vyhovuje propojení na další agendu, např. na výkazy práce, na cash flow, na nabídky. A pokud mám zmínit jednu věc, kterou zákazníci oceňují, je to naše zákaznická podpora, zde na nás pravidelně pějí chválu. Jsme vždy nápomocní, a hlavně s uživateli pravidelně komunikujeme.
Správné informace jsou v dnešním světě ceněnou komoditou. Kvalitní informační systém zajistí efektivní kontrolu současného podnikání. Co ale budoucnost? Dokáže Caflou podnikateli také napovědět, co dělá špatně, a co by měl zlepšit?
Určitě už máme plány, které udělají Caflou chytřejší, nápomocnější, ale i automatizovanější. V oblasti řízení cash flow plánujeme chytřejší predikce budoucích toků peněz. Chceme upozornit na problémy, identifikovat slabá místa, a třeba i doporučit řešení, jak se včas vyhnout problémům s cash flow. Plánujeme také využít strojové učení do dalších oblastí, třeba že Caflou podnikatele upozorní na odchylky od běžných trendů.
Zvýšit efektivitu podnikání pomáháte i jinak. Minulé léto jste spustili projekt Caflou akademie. O co přesně jde a co se podnikatelé díky akademii mohou naučit?
Zhruba 30 procent nových firem krachuje kvůli špatnému řízení financí. I zaběhnuté firmy velmi často svoje peníze systematicky neřídí. Proto jsme spustili vzdělávací iniciativu pod názvem Caflou akademie, s podtitulem „kontrolujte své cash flow“. Cílem je pomoci rozšířit znalosti v oblasti řízení peněžních toků. Poskytujeme informace, rady, tipy a návody.
V srpnu nabídneme v Praze první cash flow workshop nazvaný „Jak chytře řídit cash flow“, bude to takové interaktivní školení. Účastnící se dozví, proč a jak sledovat cash flow, jak ho zlepšovat, jak řešit nesoulad příjmů a výdajů nebo kdy peníze držet a kdy investovat. Spouštíme i druhou akademii s podtitulem „kontrolujte své podnikání“, která bude o postupech, nástrojích, procesech, které usnadní a zefektivní firmám podnikání.
Je už aplikace Caflou takříkajíc „hotová“, nebo chystáte nějaká vylepšení? Bude se ještě radikálně měnit?
Caflou nebude hotové nikdy, to dnes snad ani nejde. Uživatelé jsou nároční a my se musíme neustále posouvat. Ale také jak s námi rostou, mají nové potřeby a my se jim snažíme nabídnout taková řešení, která je uspokojí, ať už jsou na začátku podnikání, nebo již zavedenou firmou. Vývoj Caflou je nicméně celkem organický, postupně aplikaci optimalizujeme, přidáváme nové funkce.
Opravdu hodně čerpáme z komunikace s uživateli, kteří Caflou výrazně tvarují svými postřehy a náměty. Radikální změny určitě přijdou, ale budou hlavně v tom, že Caflou bude automatizovanější a chytřejší, lépe se budou používat současné funkce, aplikace mnohé provede sama nebo poradí. Větší změna přijde také s grafickými přehledy, u každé funkce nabídneme klíčové informace formou grafické nástěnky, uživatel pak ihned vizuálně uvidí zásadní informace.
Co dalšího máte aktuálně v plánu? Na čem momentálně pracujete?
Přibližně každé dva měsíce nabízíme nové funkce a mnohá vylepšení. Nyní dokončujeme práce na nové funkci Produkty, což je jednoduché skladové hospodářství a ceník, po obojím je pravidelná poptávka. Nově nabídneme párování příjmů, výdajů a faktur s dalšími českými bankami, doposud jsme nabízeli jen Fio banku. To je plán na nejbližší dva tři týdny.
Mimo novinek v aplikaci chceme být ještě trochu více v kontaktu s uživateli, připravujeme již zmíněný workshop „Jak chytře řídit cash flow“. Následovat by mělo Caflou tour, kdy s podobnými školeními vyjedeme do dalších měst. Připravujeme také více webinářů, nejen pro nováčky, ale také pro zkušenější uživatele, kde třeba představíme novinky a jak s nimi pracovat anebo se detailně podíváme na vybrané funkce Caflou a podělíme se o tipy a rady.
Jaké má Caflou vize do budoucna? Čeho byste chtěli dosáhnout?
Caflou bude opravdovou inteligentní aplikací pro firmy a podnikatele. Hodně práce udělá za uživatele pomocí automatizací nebo díky strojovému učení. Bude mu radit nebo ho upozorní na zajímavé situace, pomůže mu lépe vidět do budoucnosti. Nadále si chceme udržet náš charakter, chceme zůstat v kontaktu s uživateli a být vždy po ruce, je to něco, co nás už nyní odlišuje. Úspěch zákazníka je pro nás minimálně stejně důležitý jako náš úspěch a víme, že pokud Caflou napomáhá zákazníkům k jejich úspěchu, zůstanou nám věrní a budou nás doporučovat dál. Zde vidíme prostor, jak to dělat ještě lépe.
