Evropská ekonomika postupně směřuje k digitální výměně účetních dokladů založené na strukturovaných datech. Místo souborů zasílaných e-mailem se tak ve vztahu mezi firmami i vůči státu prosazuje model, ve kterém lze faktury automaticky ověřit, zaúčtovat a využít pro reporting. Významnou roli v tomto vývoji hraje síť PEPPOL, která umožňuje bezpečnou výměnu a spolupráci mezi systémy napříč zeměmi. Praxe ze slovenského trhu, kde byla nedávno schválena povinná B2B e-fakturace už od roku 2027, jasně ukazuje, že nejde jen o vzdálenou vizi. Při každodenních diskuzích s tamními podniky vidíme, jak toto téma reálně hýbe byznysem a jak obrovský je zájem o včasnou přípravu na nové standardy. Nejde totiž pouze o změnu formátu faktur, ale o postupnou proměnu způsobu, jakým účetní data mezi organizacemi a veřejnou správou proudí. Rychle, strojově čitelně a s jasnou dohledatelností.
Stát jako dirigent změny
Aby se předešlo scénáři, kdy by firmy musely na nové požadavky reagovat skokově a pod velkým časovým tlakem, je klíčové včasné nastavení pravidel a infrastruktury. Základem je legislativní srozumitelnost a jednoznačné vymezení toho, co je elektronická faktura a jaké parametry musí splňovat strukturovaný dokument, který umožňuje automatizované zpracování. Dokud totiž přetrvává praxe, kdy za e-fakturu považujeme PDF zaslané e-mailem, jde o digitální transformaci pouze formální. To samozřejmě neznamená, že formát PDF ze dne na den zcela zmizí. Bude existovat i nadále, ale už jen jako doplňkový formát, například pro rychlou lidskou vizuální kontrolu. Přestane však být hlavním nosičem informací a účetních dat. Z pohledu firem je sice PDF dokument vhodný ke čtení, ale z hlediska automatizace účetnictví a efektivní správy DPH je to pořád hlavně soubor, se kterým se pracuje manuálně nebo přes vytěžování, tedy s vyššími administrativními náklady i chybovostí.
Druhou zásadní věcí je architektura celého ekosystému. Pro firmy je důležité vědět, jakým způsobem budou firmy k digitální výměně dokladů přistupovat a jaké modely připojení budou podporovány. PEPPOL je postavenýna síti certifikovaných přístupových bodů a pravidlech, která umožňují komunikaci mezi různými systémy bez nutnosti budovat individuální integrace. Je to zásadní rozdíl oproti některým centralizovaným modelům, které fungují v jednotlivých zemích jako jedna státní brána. Aby české firmy mohly naplno těžit z otevřeného a mezinárodního byznysu bez nutnosti tvořit izolovaná řešení, pomůže jim jasně definovaná role PEPPOLu, srozumitelné podmínky certifikace, pravidla správy a dohledu nad ekosystémem, a technickou kompatibilitu s evropskými požadavky na e-faktury. Podniky díky tomu získají jistotu, že jejich investice do digitalizace budou dlouhodobé a nebudou muset svá řešení za pár let stejně překopávat.
Třetí rovina je praktická adopce na trhu. Přechod na nový standard je pro firmy technologickou i procesní výzvou, proto je pro úspěšnou implementaci důležitá podpora připravenosti trhu, například jasná metodika, testovací prostředí, harmonogram kroků a hlavně realistické přechodové období pro malé a střední podniky. Ty často nemají interní IT kapacitu ani rozpočty na rychlé úpravy ERP systémů, které jsou centrálním mozkem firmy, a workflow. Pokud by chyběl dostatečný časový prostor pro adaptaci, trh by mohl čelit nárazové poptávce, razantnímu růstu nákladů a přetížení dodavatelů IT řešení, což by firmám zkomplikovalo plynulý chod účetnictví.
Co bude změna znamenat pro firmy
Pro firmy bude PEPPOL znamenat dvě věci současně: úlevu v administrativě i vyšší nároky na disciplínu. Na straně přínosů je největší změnou automatizace toku dokladů. Faktura bude strukturovanou datovou zprávou, která se umí bez manuálního přepisování propsat do účetního systému, spustit schvalovací workflow a připravit podklady pro reporting. V praxi to snižuje chybovost, zkracuje dobu zpracování a zlepšuje řízení cash flow, protože doručení a stav dokladu je v digitálním toku dohledatelný a méně závislý na tom, jestli někdo něco přepošle nebo najde v e-mailu.
Zároveň ale roste transparentnost a tlak na kvalitu dat. S posunem k průběžnějšímu digitálnímu reportingu ubývá prostoru pro dodatečné ruční opravy, dohánění a nejednotné interpretace. To neznamená jen vyšší kontrolu ze strany úřadů, ale i vyšší nároky na vnitřní procesy, tedy správné kmenové údaje, konzistentní položky, nastavení schvalování, odpovědnosti a integraci ERP. Náklady přechodu tak nebudou primárně technologické, ale procesní. Půjde například o nastavení prostředí, ve kterém strukturovaná data vznikají správně a mohou být bez výjimek automaticky zpracována.
Rok 2030 může působit daleko, většina práce však předchází samotnému zavedení povinností. Firmy čeká analytická část práce, úpravy systémů, integrace, pilotní provoz s partnery a změna pracovních návyků. Firmy, které začnou včas, získají výhodu efektivity dřív, než to bude povinnost, a hlavně si rozloží náklady i rizika do několika let. Firmy, které budou čekat, si koupí nejdražší možný scénář, tedy implementaci pod tlakem, v době, kdy bude trh přetížený a chyby budou stát reálné peníze. Pro úspěšný přechod tak platí jasná úměra: čím dříve vzniknou srozumitelná pravidla a funkční infrastruktura, tím hladší bude celková adopce a tím větší je šance, že digitalizace fakturace přinese reálné zvýšení efektivity a konkurenceschopnosti podnikání.
Disclaimer: Tento článek má pouze informativní charakter a neslouží jako investiční doporučení dle zákona č. 256/2004 Sb. o podnikání na kapitálovém trhu. Při zpracování tohoto článku autor vycházel z veřejně dostupných zdrojů. Za případné chyby v textu nebo v datech nenesou společnosti Roklen Holding a.s. ani Roklen360 a.s. zodpovědnost.
