Výhody digitalizovaného účetnictví? Záchrana deseti stromů ročně

Zakladatelé wflow.com - zleva David Groh, Robert Soudný, David Daněk, zdroj: wflow.com

Úspora až osmdesát procent času a zvýšení tržeb až o třicet procent. Takové výhody čekají společnosti, které se rozhodnou digitalizovat svoje účetnictví, říká Robert Soudný, šéf startupu wflow.com. Jeho firma poskytuje cloudovou aplikaci, v rámci které klienti automatizují a zjednodušují své účetní procesy. Obrázek účetních přehrabující se v tlustých šanonech s papíry tak asi míří do historie. Nehledě na to, že takové řešení má i pozitivní vliv na životní prostředí. Středně velká účetní kancelář díky digitalizaci navíc zachrání v průměru deset stromů ročně.

Společnost wflow.com zaujala i Českou spořitelnu, která v ní v únoru koupila 17% podíl. Už nyní wflow.com působí na čtyřech trzích a chystá se na další expanzi. Jak složité je přejít na digitalizované účetnictví? Jak se změní práce účetních? Přečtěte si rozhovor s Robertem Soudným.

Robert Soudný, šéf wflow.com, zdroj: wflow.com

Jak vaše technologie funguje? Jak dlouho trvalo ji „vyladit“? Pro jaký typ firem se hodí?

Naše služba wflow.com pokrývá celý životní cyklus práce s účetními doklady ve firmě. Doklady vstupují do wflow různými kanály, jde například o emaily, API, mobilní aplikaci nebo webovou aplikaci. Poté z těchto dokumentů zajistíme extrakci strukturovaných dat, jejich elektronický oběh po firmě včetně schvalování, integraci do účetního software a dlouhodobou archivaci. V případě potřeby jsme také schopni pokrýt nákupní procesy.

Na wflow.com pracujeme již více než tři roky a do dalšího vývoje stále intenzivně investujeme. wflow.com se hodí zejména pro malé a střední firmy, nicméně máme také celou řadu zákazníků z řad velkých společností. Záleží zejména na procesním uspořádání firmy a také na tom, v jakém odvětví funguje. Nejlepších výsledků dosahujeme u firem poskytujících služby. A naší specializací jsou účetní kanceláře všech velikostí.

Kolik obecně firmy ušetří na nákladech po implementaci wflow?

Firmy mohou ušetřit až 80 % nákladů souvisejících s oběhem dokumentů, jejich schvalováním, zaúčtováním a archivací. Účetní kanceláře pak díky wflow mohou zvýšit svůj zisk o 30 %, protože získají mnohem více času na odborné činnosti. Na nové zakázky pak nepotřebují nabírat další zaměstnance.

Uvádíte, že firmám ušetříte až 80 procent času stráveného administrativou. Jak konkrétně?

Digitální transformace účetnictví zahrnuje automatický příjem a oběh dokumentů, online schvalování dokladů včetně rozpadu na položky a přiřazení controllingových objektů jako jsou střediska, zakázky nebo projekty. Dále automatické zaúčtování buď pomocí šablon nebo umělé inteligence, automatizovaný přenos dat do účetního systému a dlouhodobou archivaci. Díky tomu odpadají náklady na fyzický archiv. Zaměstnanci pak nemusejí po kancelářích a v emailech hledat chybějící doklady a zároveň uhánět kolegy zodpovědné za schválení nákladů. Tyto, velmi často, skryté náklady tvoří výraznou úsporu při oběhu dokumentů.

V čem usnadní digitalizace účetnictví komunikaci se státní správou?

Už nyní firmám trvá vyhledání dokladů v elektronickém archivu z důvodu kontroly z finančního úřadu jen zlomek času, než když mají fyzický archiv plný papírů. Nicméně budoucnost je v posílání datových vět. Mezičlánkem mezi dodavatelem a odběratelem může být třeba finanční úřad tak, jako je to v Itálii. Vypadá to, že legislativa míří tímto směrem, ale zatím bez konkrétních termínů. I u nás běží harmonizační pokusy týkající se elektronické faktury, ale vše je teprve v začátku. Jakmile bude státní správa připravená, tak to přinese velké benefity nejen podnikatelským subjektům, ale i státu samotnému.

Ve kterých zemích působíte? Jak složité je, vzhledem k různým daňovým a účetním zákonům, vstoupit na nový trh?

Působíme zejména v Česku a na Slovensku, některé zákazníky také máme v Maďarsku a Norsku. Vstup na nový trh je pro nás relativně složitý, protože musíme do značné míry zohlednit legislativu platnou v dané zemi, zejména zákony týkající se DPH. Zatím plánujeme působit pouze v rámci Evropské unie, kde je DPH relativně harmonizovaná (na rozdíl například od způsobu výpočtu mezd), takže řešíme pouze specifika dané země. Dále také musíme zohlednit napojení na různé účetní software.

Jakým výzvám obecně čelí firmy, které se rozhodnou digitalizovat svoje účetní procesy? Jak dlouho obvykle implementace trvá?

Největší výzvou obvykle bývá změna stávajícího způsobu práce s papírovými dokumenty a jeho nahrazení kompletně elektronickým řešením. Často se setkáváme s otázkami typu „nebude po nás finanční úřad chtít papírové originály dokladů?“, na které je již několik let jednoduchá odpověď.

Obrovskou výhodou našeho řešení je, že je relativně jednoduché ho nastavit a ihned začít používat. I pro velkou firmu jsme schopni ho spustit v řádu několika dnů, u středně velkých zákazníků hovoříme spíše o několika hodinách. Dále je důležité, jaký účetní software zákazník používá. V tuto chvíli máme hotové a ihned použitelné integrace na téměř dvacet účetních software, které se na českém a slovenském trhu používají.

Robert Soudný (wflow.com) a Seed Starter Kateřina Manley a Jiří Skopový, zdroj: wflow.com

Seed Starter České spořitelny koupil ve vaší firmě 17% podíl. Co to pro vaši společnost znamená?

S investicí od České spořitelny jsme získali především stabilního a strategického partnera, se kterým máme velmi výrazné produktové synergie. Od spolupráce si slibujeme posílení pozice na domácím trhu, za který považujeme Česko a Slovensko. Další dimenzí spolupráce je expanze na trhy, kde působí skupina Erste.

Obecně je digitalizace v segmentu malých a středních firem v oblasti účetních procesů malá. Díky tomu zde existuje velký potenciál růstu. Část investice pak určitě použijeme do rozvoje našeho řešení, abychom zákazníkům přinesli další úspory díky digitalizaci, například zvýšenou mírou automatizace.

Uvádíte chybovost vaší technologie na úrovni dvou procent. Je možné ji teoreticky stlačit na nulu?

Neuronová síť od firmy Rossum, kterou máme integrovanou pro potřeby vytěžování dat z dokladů, je robustní řešení, kterým prošlo velké množství faktur. Učení už je proto nyní obtížnější a dosáhnout 100% úspěšnosti není ve všech případech úplně reálné. Ale díky tomu, že používáme předtrénovaný (tzv. generický) engine Rossumu, který faktury vytěžuje s vysokou přesností bez nutnosti nového učení, ji zákazníci můžou začít používat ihned.

Jak se do budoucna změní charakter práce účetních, když bude stále více účetních procesů automatizováno?

Účetní se postupně přesunou do role poradců. Budou zpracovávat účetní závěrky a složité účetní případy. Nastavovat interní procesy a nasazovat nové technologie a nástroje, které zjednoduší práci. Budou také třeba koordinovat projekty, kde jsou zapojení specialisté na další obory. V případě účetních firem zase nastavovat spolupráci s klienty.

Fintechový startup wflow.com Czech Republic založil Robert Soudný v roce 2018 společně s Davidem Grohem a Davidem Daňkem. Tato technologická firma nabízí, kromě elektronického oběhu dokumentů, automatizovaného zaúčtování a přehledné archivace dokladů, i víceúrovňové schvalování, přesné vytěžování dat s využitím nástrojů umělé inteligence, řízení nákupního procesu nebo elektronické podepisování smluv. V současnosti má více než 2000 klientů.

Newsletter