Každoroční vyúčtování služeb v bytových domech je častým předmětem sporů. Téměř 65 % lidí v průzkumech přiznává, že nerozumí vyúčtování energií, a podobná čísla platí i u služeb. Výsledkem nedostatečně transparentního vyúčtování jsou reklamace, pošramocené vztahy a rostoucí nedůvěra. Jádro problému spočívá v zastaralém způsobu zpracování, které probíhá jen jednou ročně. Majitelé jednotek nemají možnost výdaje průběžně kontrolovat a netuší, co je koncem dubna čeká.
Co přinese dubnová obálka? Nepřehledné vyúčtování a tisícové nedoplatky
V bytových domech většinou běží zúčtovací období od ledna do prosince. Vyúčtování pak ze zákona musí obyvatelům dorazit do čtyř měsíců od jeho konce. V praxi to znamená, že v dubnu nastává zmatek následovaný kolečkem stížností a reklamací. Většina problémů by přitom vůbec nenastala, kdyby měli obyvatelé k datům přístup průběžně.
Současný stav ilustruje situace z minulého roku, kdy některé domácnosti dostaly vyúčtování s nedoplatkem v řádech až desetitisíců korun. Na vině byl nárůst cen energií v roce 2023, na který reagovali i dodavatelé tepla, ale do záloh od společenství vlastníků se nepromítl.
Další komplikací je nejednotné rozúčtování služeb. Někde se elektřina ve společných prostorách účtuje podle plochy bytové jednotky, jinde podle počtu osob. Zmatek se netýká jen energií, problémy způsobuje i rozúčtování dalších služeb, jako je vodné, stočné, výtahy, úklid nebo osvětlení společných prostor.
Správci v pasti systému. Co stojí za zmatkem ve vyúčtování?
Roční vyúčtování je administrativně náročné. Správci musejí zohlednit mimořádné výdaje a zároveň často čekají na podklady od dodavatelů, bez nichž nelze vyúčtování uzavřít. Největší překážku však představují zastaralé postupy bez automatizace hromadného zpracování dat. Na rozdíl od nákupu oblečení, jídla, potravin nebo jízdenek, služby v budovách pořád nevyužívají digitální nástroje naplno. Tímto způsobem snadno vznikají chyby, které později vyvolávají spory a uživatel čeká na zásadní finanční pohyby extrémně dlouho. Představte si, že by tyto moderní služby uvázly na půl cesty – jak tomu je u správy budov – jídlo byste si objednali za pár minut, bylo vám doručeno za pár hodin, ale na fakturu byste čekali 16 měsíců.
Změna je nejen možná, ale hlavně nezbytná
Postup, jakým se roční vyúčtování zpracovává, se za posledních mnoho desetiletí téměř nezměnil. Současný systém je pomalý, nepřehledný a náchylný k chybám. Papírové vyúčtování je přežitek, který komplikuje život všem zúčastněným.
Energetické firmy jako ČEZ, PRE nebo MND dnes běžně nabízejí aplikace, v nichž mohou uživatelé průběžně sledovat svou spotřebu a upravovat výši záloh podle skutečného stavu. Stejný princip přitom může fungovat i u bytových domů.
Jedno takové řešení nabízí například platforma Bytové konto od společnosti BeiT, kterou dnes využívají desítky bytových družstev, společenství vlastníků i institucí. Platforma sbírá data o spotřebě pomocí online měření a v hodinových intervalech je odesílá do aplikace. V té je zároveň možné sledovat mimořádné výdaje, komunikovat o haváriích nebo hlasovat o návrzích v rámci SVJ.
Vyúčtování nemusí být šifra
A tím se dostáváme k další kapitole, kterou je nedostupnost podkladů. Ačkoli mají nájemníci i vlastníci právo do dokumentace nahlédnout, často se k ní nedostanou, nebo jim chybí kontext k pochopení výpočtů. Vyúčtování tak sice splní zákonnou povinnost, pro většinu lidí však zůstává nesrozumitelné.
Pokud má mezi správci, vlastníky a nájemníky panovat důvěra, je potřeba, aby měli všichni přístup k přehledným a srozumitelným datům. Vyúčtování s nečekaným nedoplatkem v řádech tisíců korun zvyšuje napětí a otevírá prostor pro spory.
Přitom existují způsoby, jak takovým situacím předcházet. Stačí se odpoutat od zažitých postupů a využít technologie, které uleví všem zúčastněným.
Autorem textu je Miro Hachlinec, zakladatel a CEO společnosti BeiT
