Pandemie výrazně akcentovala potřebu komplexní digitalizace administrativy, a to i v prostředí vysokých škol. Jednou z nich byla také Univerzita Tomáše Bati v Zlíně (UTB), která se rozhodla pro zavedení nového systému na zpracování dodavatelských faktur. S tím jí pomohla společnost Consulting Company Novasoft, dceřiná společnost technologické skupiny BiQ Group, se kterou UTB spolupracuje již více než 10 let. Řešení vzniklo na platformě SAP, kterou UTB dlouhodobě používá zejména pro ekonomickou a personální agendu.
Univerzita digitalizaci faktur zvažovala již několik let a tento stav akcelerovala i pandemie, která zasáhla vysokoškolské prostředí plnou silou. Byl tu prostor zahájit komplexní digitalizaci faktur, kterých je přibližně 14 000 za rok, a také nastavit proces schvalování založený na předem definovaných pravidlech, která jsou klíčová jak pro určení konkrétních schvalovatelů, tak i pro celý průběh procesu. CCNovasoft vyvinul robustní řešení pro správu a schvalování faktur, které musí reflektovat nejen požadavky dané organizace, ale v případě veřejné instituce i striktní legislativní požadavky. Celé řešení navíc zajišťuje, že veškeré činnosti spojené se zpracováním faktur musí být provedeny pouze uživateli, kteří jsou skutečně oprávněni danou činnost vykonat, a veškeré provedené úkony jsou vždy zpětně dohledatelné pro potřeby interních, ale i externích auditů.
„Digitalizace klíčových procesů na univerzitě je naším dlouhodobým cílem, který se nám daří postupně naplňovat. Nasazení nového nástroje pro schvalování faktur zásadně urychlila pandemie, kdy nebylo možné nechat faktury obíhat fyzicky. Společnost CCNovasoft nám v tomto ohledu podala pomocnou ruku a začala náš požadavek urychleně zpracovávat. Na spolupráci nás potěšil jak přístup expertů, kteří reagovali na naše podněty, tak i výsledek – ušetřený čas pracovníků, zjednodušení a zefektivnění procesu a v neposlední řadě také ukládání dat a bezpečnost. Těší nás, že po bezproblémovém nasazení na jedné z fakult se tento projekt brzy rozšíří na celou univerzitu a dojde tak k úspěšnému dokončení,“ říká Monika Hrabáková, ředitelka Centra výpočetní techniky z UTB.
Dostupnost řešení pro akademiky
SAP nabízí dostatečně sofistikované a flexibilní prostředí, které umožňuje i budoucí postupné rozšiřování. Klíčem řešení pro elektronické zpracování faktur bylo nastavit jednotlivé „elektronické“ procesy tak, aby uživatelé, z nichž někteří pracují jako akademičtí pracovníci, na ně mohli ze stávajících „listinných“ procesů plynule a bez obtíží přejít. Bylo však potřeba dobře znát jejich uživatelské chování a zajistit uživatelsky orientovaný přístup jak pro interní, tak i externí pracovníky, samozřejmě to vše v kontextu zajištění bezpečnosti dat, která jsou předmětem zpracování. To vše se podařilo i díky aktivní účasti klíčových uživatelů ve všech fázích implementace od návrhu řešení přes testování až po finální onboarding.
CCNovasoft na základě analýzy pro UTB navrhl a implementoval zcela nové řešení pro schvalování faktur, které má dva hlavní funkční celky. První, neprocesní část spočívala ve vytvoření úložiště, v rámci něhož se faktury ukládají, indexují metadaty a archivují. Druhá, procesní (schvalovací) část zajišťuje řízený tok dokladů v rámci jednotlivých organizačních útvarů a probíhá v ní schvalování jednotlivých položek faktur konkrétními uživateli, kteří jsou zodpovědní za čerpání finančních prostředků (od výdajů na běžný provoz přes IT technologie až po materiál pro výzkum) včetně zaúčtování faktury.
Proces schvalování faktur od A do Z
S novým řešením se proces schvalování faktur nejen zásadně zrychlil, ale stal se také jasně definovaným, centralizovaným a lze nad ním držet precizní dohled. Zvýšila se také přehlednost v jednotlivých krocích – kdo má fakturu u sebe včetně zajištění možnosti urgovat tyto konkrétní schvalovatele.
Snížilo se rovněž riziko ztráty faktury a jejího pozdního proplacení, protože systém je dostatečně přehledný a transparentní. Další výhodou je napojení na finanční řízení, které umožňuje lepší hlídání a plánování rozpočtu. Univerzita má díky tomu přehled, jak probíhá jeho čerpání.
Příprava nového nástroje na UTB trvala přibližně šest měsíců. V současné chvíli se postupně rozšiřuje na další organizační součásti a během roku 2023 má již fungovat v rámci celé univerzity. V plánu jsou rovněž další updaty a rozvíjení systému SAP.
Z technologického pohledu CCNovasoft při implementaci využil svůj framework pro SAP workflow – UFO, který umožňuje rychlou implementaci workflow procesů a již se osvědčil u dalších velkých zákazníků z řad koncernů či státních institucí. Modelování a definice procesů a jejich kroků neprobíhá ve standardním SAP Workflow Builderu, ale zadáváním dat do sady customizačních tabulek. Proces se následně zpracovává na základě parametrických dat. „Jasně definované kroky procesu, které nelze vynechat, nebo obejít, vedou k tomu, že se schvalování procesu na některém z nich zákonitě zdrží – jak tomu v IT světě chodí, jedním z hlavních limitů bývá lidský faktor. Proto jsme nový proces navrhli tak, aby byl flexibilní a vyžadoval dodržení schvalovacího procesu jen tam, kde je to opravdu potřeba. Výsledkem je citelná úspora času a zároveň nevznikají nejasnosti, kdo má za jaký krok odpovědnost,“ uzavírá Vladimír Moravec, CEO společnosti CCNovasoft, jež je členem technologické skupiny BiQ Group.
Konzultační firmu CCNovasoft založil v roce 2006 Vladimír Moravec s maximálně jednoduchou strategií – budovat dlouhodobé partnerství a poskytnout komplexní služby pro systém SAP. Zpočátku čítal tým 11 specialistů s dlouholetými zkušenostmi z největších IT společností. Nyní se skládá bezmála z 50 konzultantů, programátorů, analytiků či testerů, kteří díky své vysoké odbornosti dokážou realizovat SAP projekty, případně doplnit podle potřeby interní týmy firem. Hlavní vizí bylo od počátku vybudovat rodinnou firmu ve spojení s minimem interních procesů a nákladově efektivní strukturou. Se sídlem v pražské Jesenici CCNovasoft funguje pod vedením Vladimíra Moravce v prakticky nezměněné podobě dodnes. V rámci BiQ Group představuje klíčového partnera pro SAP, dodání špičkového know-how a konzultačních služeb.
BiQ Group je technologická skupina postavená na proaktivním a partnerském přístupu, díky kterému její experti provázejí klienty výzvami moderního digitálního světa. Skládá se z pěti dceřiných společností rozmístěných ve dvanácti lokalitách v České republice i na Slovensku. Díky tomu může být vždy po ruce jak pro lokální šampiony, tak pro globální hráče z řad známých korporací i nadějných startupů. BiQ Group, která je součástí skupiny InTeFi Lukáše Nováka, dnes tvoří více než 460 vývojářů a dalších specialistů s expertním know-how v široké paletě technologií. Díky tomu mohou přinést komplexní službu v oblastech commerce a digitálního marketingu. Projekty dodává pro firmy T-Mobile, DPD, GTS Alive – ISIC, Škoda, Unipetrol, Zoot a více než stovku dalších klientů, od vývoje na míru přes osvědčené platformy SAP, Atlassian a Kentico Xperience.
