Společnost wflow, která se specializuje na automatizaci účetních procesů, vyvinula ve spolupráci s Českou spořitelnou a Visa „účetní“ firemní kartu. Po provedení platby je v mobilní aplikaci wflow ihned vidět transakce a firemní klient k ní může rovnou přiložit účetní doklad. V pilotním testování kartu již využívají desítky podnikatelů a firem. Platební karta firmám nejen dohlédne na správnost transakcí, ale všechny doklady automaticky zařadí do příslušných kategorií a odešle do účetního systému. Technologie wflow aktuálně komunikuje s více než 50 hlavními účetními systémy v Česku. Od roku 2022 je součástí investičního portfolia Seed Starteru České spořitelny.
„Účetní tráví hodiny ručním tříděním a zpracováním dokladů, nebo naháněním kolegů a klientů, kteří nedodali účetní podklady, což firmám bere čas i peníze. My jsme tento proces zkrátili doslova na pár vteřin. Náš software načte doklad z platebních terminálů, vytěží z něj data, předpoví zaúčtování a pošle dál ke schválení správným lidem – ti jen kliknou v mobilu a je hotovo. Digitalizace ale musí začít už u samotného placení, proto jsme přišli s inovativním řešením, které firmám celý platební a účetní proces ještě více usnadní,“ říká David Groh, spoluzakladatel a CTO wflow.
Jednodušší platby i účetnictví
Společnost wflow začala nové řešení pro firemní klienty testovat letos v únoru. V pilotním projektu novinku využívají desítky firem z nejrůznějších oborů, jako jsou logistika, technologie nebo služby. Firmám šetří nejen čas strávený hledáním a tříděním účetních dokladů, ale zabraňuje i zneužití peněz. Společnosti mají lepší přehled nad distribucí všech finančních toků a související agendou.
„Karta funguje na komerční bázi a její vydávání konkrétním fyzickým nebo právnickým osobám se neliší od zavedených postupů a pravidel používaných na českém bankovním trhu. Transakce se automaticky synchronizují s mobilní aplikací wflow, ve které je možné všechny pohyby peněz třídit, pracovat s účetními doklady a schvalovat, nemůže tudíž dojít k finančnímu úniku nebo ztrátě dat. Tento typ placení a třídění dokladů není volba, ale nutnost, a proto má velkou budoucnost,“ uvádí Miroslav Koubek, product owner z České spořitelny.
Wflow na projektu spolupracuje také se společností Visa, světovým lídrem v oblasti digitálních plateb.
„Digitalizace účetnictví se musí logicky synchronizovat i se samotným získáváním dokladů, které následně účetní zpracovává. Žijeme v digitálním věku a většina běžných finančních operací se přesunula do online prostředí. Platební karta není jenom pro placení, ale je to i nástroj, který komplexně řeší, jak zpříjemnit život i podnikání,“ říká Branislav Beer, ředitel Visa Commercial Solutions pro region CEE.
Detailní informace o debetní platební kartě:
Jak karta funguje
Tato platební karta je navržena pro snadné a rychlé zpracování firemních plateb spojených s pracovními cestami, například za ubytování, dopravu či pronájem auta, stejně jako s provozními výdaji, mezi které patří pracovní obědy, nákup kancelářských potřeb, softwarových licencí nebo úhrady za online reklamu a marketingové služby. Kartu lze využívat jak v plastové, tak virtuální podobě. Po provedení platby se transakce automaticky synchronizuje s mobilní aplikací, kde je propojena s účetními doklady. Uživatel následně vyfotí účtenku přes aplikaci a označí ji příslušnou kategorií. Systém poté transakci připraví ke schválení. Celý proces je automatizovaný, což eliminuje nutnost ručního zpracování dokladů. Karta provede opakované online platby a plnou automatizaci zpracování dokladů včetně jejich zaúčtování.
Pro koho je karta určená
Karta je pro firmy téměř všech velikostí a oborů. Cílem je podnikům zjednodušit a zrychlit správu výdajů a získat lepší přehled a kontrolu o firemních financích. Je ideální pro firmy složené z menších týmů až po velké organizace, které požadují rychlé a bezpečné řešení platební administrativy.
Propojení s aplikací
Karta je plně integrovaná s cloudovou platformou wflow. Uživatelé mají přístup k transakcím v reálném čase, možnost přiřadit doklady k jednotlivým výdajům a spravovat limity plateb přímo v systému. Systém automaticky označuje transakce do kategorií, jako jsou například „nákup materiálu“ nebo „služby“.
Propojení s účetními systémy
Schválené transakce jsou automaticky odesílány z wflow do účetního systému. Aktuálně aplikace přímo komunikuje s více než 50 hlavními systémy, které se používají v Česku. Účetní má možnost během pár vteřin potvrdit doklady přímo v systému, a právě tím se urychluje proces účetní evidence.
Kontrola nad výdaji
Platforma poskytuje vedoucím pracovníkům, majitelům firem i účetním přehled a kontrolu o výdajích v reálném čase. Pomůckou je i možnost nahlížet na historii vložených dokumentů a další doplňkové nástroje jako jsou komentáře, možnost nastavení vlastních náhledů i notifikací.
Příklad z praxe
Přijdete do restaurace na oběd a zaplatíte kartou. Během několika vteřin se informace o transakci objeví v systému. Na telefonu vám současně vyskočí push notifikace, která připomíná nutnost vložení konkrétní účtenky. Následně vyfotíte účtenku pomocí aplikace, která automaticky přiřadí doklad k platbě. K dokladu dopíšete, čeho se výdaj týká, např. pracovní oběd. Následně uložíte a postoupíte k dašímu internímu schválení. Na jejím konci je účetní, která doklad odešle do účetního systému.
wflow je dynamický a rychle rostoucí český startup, který využívá moderní technologie k digitalizaci účetních procesů. Společnost vyvíjí cloudovou aplikaci, která automatizuje správu účetních dokumentů, včetně jejich příjmu, zpracování, schvalování a archivace. Uživatelům zjednodušuje práci s účetními doklady díky automatizovanému zpracování s využitím AI. Systém umožňuje vytěžení dat, predikci zaúčtování, přiřazení controllingových objektů a přednastavené integrace do desítek účetních systémů. Firmy také využívají schvalovací proces, příkazy do banky a integrační platformu. Wflow pomáhá podnikům všech velikostí soustředit se na rozvoj a analýzu vlastního byznysu.
