Americký index cen výrobců v červenci meziměsíčně poprvé po dvou letech vykázal zápornou hodnotu. Euro vůči dolaru se obchoduje nad 1,0300 EURUSD. Měny regionu korigují ranní zisky, koruna se obchoduje zpět nad 24,30 EURCZK. Nejsilnější je forint, který se pohybuje pod 395 EURHUF.

Whistleblowing dříve a teď. Skok od fyzických schránek a telefonátů k digitálním platformám prospívá důvěře a bezpečnosti uvnitř firmy

Bezpečná firemní kultura se za posledních několik let stala velmi ožehavým tématem, kterému se věnuje celá řada společností a startupů. Nástroje na oznamování nepravostí prošly velkou obměnou. Telefony, e-maily a fyzické schránky důvěry začínají dávat na vědomí své stáří a limity, vše se postupně přesouvá do online světa a na digitální platformy, kde lze všechny záležitosti řešit s větší jednoduchostí a především bezpečně. Nyní se také objevují nové požadavky evropské směrnice a českého rozšíření zákona o ochraně oznamovatelů, jimž se musí firmy a státní správa přizpůsobit, pokud chtějí i nadále smysluplně využívat své interní whistleblowingové kanály a vyhnout se vysokým pokutám a dalším rizikům.

„I přes postupnou digitalizaci dnes řada firem používá zastaralé a nevhodné systémy ochrany oznamovatelů. Ty často nesplňují základní normy bezpečnosti či důvěryhodnosti, celý problém je navíc umocněn negativním českým vnímáním whistleblowingu. V zahraničí je přitom ‚pískání‘ v mnohem pokročilejší fázi začlenění do infrastruktury společností,“ vysvětluje Jan Sláma, CEO a spoluzakladatel whistleblowingové platformy Nenech to být (NNTB.cz). Tu využívá v 75 jazykových mutacích přes 2 250 organizací na čtyřech kontinentech, v zahraničí provozovanou pod názvem FaceUp. Kromě tuzemska, kde je NNTB.cz nejpoužívanějším postkytovatelem řešení, má česká firma velkou část klientů také v Jihoafrické republice, Spojených státech amerických či Zimbabwe.

Oproti Evropě, kde firmy průměrně obdrží 5 oznámení na 1 000 zaměstnanců ročně, je toto číslo u Severní Ameriky již 15, na Jižní Ameriku pak podle reportu Navex Global připadá 22 podnětů za rok. Podle průzkumu konzultační firmy EY se kvůli zastaralým postupům ve firmách neoznámí až 56 % všech případů nekalého jednání kvůli obavám, že se svědci stanou terčem odvety nebo rovnou ztratí zaměstnání. Pokud navíc firmy takové problémy neřeší, mohou na interních podvodech přicházet o více než 5 % obratu.

Absence bezpečí jako základ starých postupů

Doposud byly mezi firmami nejrozšířenějším způsobem whistleblowingu především telefonní linka, e-mailová adresa či fyzická schránka na pracovišti. Každý z těchto tradičnějších způsobů má své nedostatky, jež povětšinou souvisí s nedostatečnou anonymitou, která jen umocňuje obavy zaměstnanců cokoli oznámit. Tyto nedostatky s přechodem na digitální platformy jako NNTB.cz mizí, bezpečí a jednoduchost jsou totiž základní pilíře nové generace whistleblowingu.

„Telefon i e-mail často vyžadují vytváření falešných čísel nebo e-mailových schránek, jen aby mohl dotyčný zaslat anonymní informaci o nekalém či neetickém jednání. Ani tehdy však není anonymita zcela zaručena, jelikož v menší firmě lze člověka stále poznat podle hlasu, e-mail se pak dá vyhledat podle IP adresy. V případě telefonu je na zaměstnance vyvíjen ještě další nátlak, kdy si dotyčný nemá čas veškeré informace dostatečně připravit a připojit k nim další důležité poznatky, jako jsou fotografie či záznamy, říká Pavel Ihm, CTO a spoluzakladatel NNTB.cz.

Fyzická schránka na pracovišti je problematická ze strany anonymity, zaměstnance totiž snadno odradí například představa, že by je při vkládání podnětu mohl někdo vidět. Komplikace nastává i ze strany přístupnosti a návaznosti. Podle směrnice totiž musí whistleblowingový kanál nejen umožnit pověřené osobě doptat se oznamovatele na doplňující informace k případu, navíc musí být přístupný vzdáleně, například pro žadatele o práci, bývalé zaměstnance, externisty, zaměstnance dodavatelů a podobně. Telefonní linka, e-mailová adresa ani fyzická schránka pak nesplňují všechny požadavky směrnice, mezi nimiž jsou krom zavedení oznamovacího kanálu především snaha prosadit bezpečné postupy, transparentnost a ochranu identity oznamovatele proti odvetným opatřením kolegů, zaměstnavatele nebo třetí strany.

Dialogem k řešení problémů

Krom přístupnosti myslí nová evropská směrnice také na exekutivní stránku whistleblowingu. Jednak vyžaduje možnost písemného a ústního podání oznámení, navíc uděluje povinnost oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení do 7 dnů, do 30 dnů jej seznámit s postupem řešení a poté   s výsledkem. Tuto dobu lze prodloužit o dalších 30 dnů. V případě porušení některé z podmínek firmě může hrozit pokuta do výše milionu korun nebo 5 % z čistého obratu. Mělo by tak být v zájmu firem poskytnout zaměstnancům komfortní způsob bezpečného anonymního oznámení s jasným průběhem a pravidly.

Z toho důvodu firmy pomalu od tradičních kanálů upouští a nasazují takzvané whistleblowingové platformy. „Jako zásadní a velmi podstatný rozdíl vnímám to, že s oznamovatelem, který podá oznámení prostřednictvím whisteblowingové platformy, můžete dále komunikovat, dát mu zpětnou vazbu, případně si upřesnit jeho podání. Oznamovatel při podání přes whistleblowingovou platformu získá anonymní identitu, systém mu vygeneruje číselný kód, pomocí kterého se může přihlašovat ke svému podání, získávat zpětnou vazbu, doplňovat své oznámení a vést další komunikaci s příjemcem oznámení,“ sdílí svou zkušenost Petr Štika, tajemník úřadu Brno-střed, který jako první v Česku zavedl protikorupční telefonní linku a následně online schránku důvěry NNTB.cz. Ta splňuje podmínky směrnice EU, současně celý proces oznamovatelům ulehčuje, odstraňuje strach z postihu a pro firmy představuje minimalizaci zákonných rizik i přímé pozitivní ovlivnění chodu firmy.

Digitální věk si žádá digitální pomocníky

Po telefonech, e-mailech a fyzických schránkách tedy přichází digitální platforma whistleblowingu, která funguje v prohlížeči a mobilním telefonu. Je autonomní, nezávislá a interaktivní. Jde v zásadě o online schránku důvěry, která je přístupná nonstop a odkudkoli a díky šifrování a zabezpečení nabízí oznamovatelům absolutní anonymitu. Po zadání požadavku má k podnětu a veškerým náležitostem přístup ze strany oznamovací především samotný zaměstnanec, ale také dodavatelé, obchodní partneři a další související osoby. Ze strany řešící je to pak pověřená osoba, ať už jde o zaměstnance firmy nebo pověřenou třetí stranu. Jedná se například o psychologa, právníka a jinou osobu vhodnou pro danou situaci. Vše je pak automaticky evidováno a archivováno, takže je jednoduché dohledat potřebné informace i po ukončení podnětu, pokud je to nutné. V jednotlivých tiketech je přehled, díky čemuž se dostane na všechny podněty a oznamovatelé mají jistotu, že budou vyslyšeni a jejich podnět se bude aktivně řešit.

Po implementaci platformy zůstává nejdůležitějším faktorem výběr pověřené osoby, která bude všechny podněty zpracovávat. Zde si lze vybrat mezi interním zaměstnancem firmy a externí pověřenou osobou, jež se bude starat výhradně o oznamovací systém. Obojí má své pozitivní i negativní stránky, obecně vzato by ale tato osoba měla být maximálně důvěryhodná, bezúhonná, zcela nezávislá a nestranná, aby byly podněty zpracovávány co nejefektivněji. Tato osoba totiž může být z dlouhodobého hlediska zcela zásadní pro vyústění celého incidentu.

Pomoc zevnitř, nebo zvenku?

V případě volby interní pověřené osoby musí být řádně proškolená a dostatečně nezávislá, aby nedošlo ke střetu zájmů uvnitř společnosti. Právě to společně se zodpovědností této pracovní pozice může negativně poznamenat efektivitu celého systému. Světlou stránkou této volby je pak mnohem hlubší znalost firemních a interních procesů a nižší finanční náklady. Externí pověřená osoba pak i přes vyšší náklady a méně cílené vědomosti o fungování firmy může zaručit absolutní anonymitu, objektivnost v řešení podnětů a vysokou odbornou způsobilost, která navíc nebude zbytečně zatěžovat lidské zdroje firmy samotné.

„Klíčové je jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele, pokud ji oznamovatel uvedl, a je odpovědná za její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení důvodná. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Proto může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti,“ vysvětluje Robert Nešpůrek, zakládající partner advokátní kanceláře HAVEL & PARTNERS, která se whistleblowingu dlouhodobě věnuje.

Newsletter