Koruna se pohybuje do strany, drží se v rozmezí 24,31 až 24,36 EURCZK. Index S&P 500 včera zavřel pod hranicí 4000 USD.

„Analogovým“ firmám zvoní hrana. Jak správně uchopit digitalizaci?

Monika Marečková, zdroj: RSM CZ

Evropa zaostává v digitalizaci firem za Spojenými státy a Česko zaostává za Evropou, říká Monika Marečková, řídící partnerka RSM Czech Republic & Slovakia. Společnostem tak proto nezbývá než se pokusit ztrátu co nejrychleji dohnat. V podstatě tak nemají na výběr, konkurence je v tomto ohledu neúprosná a přežijí jen ti, kteří se dokážou přizpůsobit novým výzvám.

Co ale vlastně digitalizace pro firmy přináší? A jakou roli v tom všem hraje stát? Přečtěte si rozhovor s Monikou Marečkovou.

Zdroj: RSM CZ

Pomáháte malým a středním firmám (SME) s digitalizací. Co to konkrétně pro danou firmu znamená? Jaké změny může očekávat?

Možná taková základní poznámka na úvod. Uvědomuji si, že výraz „digitalizace“ je sám o sobě trochu ošemetný, protože svádí k tomu, brát ho jako nějaký jednorázový proces. Přitom digitalizace firem je spíš kompletní změna filozofie a způsobu řízení, které se více začne opírat o digitální nástroje a data. Pro firmu to tedy neznamená pouze implementaci digitálních nástrojů, ale jejich prolnutí s tím, jak firma pracuje. A i kvůli tomu je digitalizační proces dlouhodobý a neustálý.

Firmě by digitalizace měla ve výsledku uspořit nezanedbatelné množství nákladů – často až v desítkách procent – a udělat ji výrazně flexibilnější v zásadních rozhodnutích. Mezi ně patří třeba hledání úspor, propouštění nebo snižování energetické náročnost úpravami v provozu. Jedná se i o postupné změny v jejím byznysu, jako je třeba hledání nových dodavatelů či odbytišť. A to je pochopitelně klíčová věc v dnešní neklidné době.

České firmy navíc možnost digitalizace ve stabilních letech často prováhaly a teď ji začínají dohánět. Velice dobře si uvědomují, že otázkou není, jestli digitalizovat, jako spíš jak rychle a komplexně. Protože bohužel začíná platit, že bez digitalizace alespoň části procesů se v dnešní turbulentní době dá podnikat velice složitě. A naopak firmy, které digitalizaci využívají, mají zásadní konkurenční výhody.

Mohla byste uvést, jak konkrétně digitalizace probíhá?

Úplně na začátku se vždy musí uskutečnit pečlivá analýza stavu. A tu musí provést ideálně někdo nezaujatý se silným vhledem v byznysu toho kterého typu. To je právě naše role.

Pokud se firma rozhodne digitalizovat nějaký proces, analýza se nejprve zaměří na všechny vstupy. Jde o informace a data, se kterými proces musí pracovat, výstupy, jeho přidanou hodnotu, úzká místa, či dokonce případnou nadbytečnost. Cílem je přesně poznat současný stav procesu, a to ideálně z již vytvořené procesní mapy a naměřených kroků.

Po vzájemné diskusi vzniká návrh optimalizovaného procesu. Klienti často netuší zjištěné problémy.

Stává se ale také, že si je firma některých nedostatků ve své operativě vědoma a pouze neumí sama připravit komplexní analýzu a odhalit všechny příčiny.

A podobně se pokračuje, pokud se mapuje větší množství procesů. To může posloužit jako dobrý základ pro celkovou digitalizaci a pro to, jaké systémy do podniku vůbec implementovat.

K čemu by tato analýza měla vést?

V ideálním případě je řešení problému pouze v úpravě a zefektivnění konkrétních činností, které odhalila analýza. Součástí návrhu pro zefektivnění a optimalizaci procesů v podniku může být ale také doporučení nových vhodnějších technologií a technických nástrojů, například vhodného informačního či databázového systému, softwarových aplikací či hardwarového vybavení.

A když to vezmu konkrétně, pokud firma chce například digitalizovat své mzdové účetnictví, je třeba zjistit, v jaké podobě dnes schraňují data o mzdách, zda je tento proces efektivní a jaký software a způsob zpracování bude nejefektivnější. Pak samozřejmě zjistit, jak s daty pracovat. Třeba u firem s velkým podílem lidské práce je modelování a simulace různých stavů na pracovním trhu naprosto nezbytnou cestou, jak být v rozhodování o krok napřed. I takto „nudná věc“, jako je práce se mzdovými daty, může ve výsledku zcela ovlivnit úspěch či pád firmy.

Asi ne každý je do své firmy připraven aplikovat nové technologie. S jakými riziky se můžou setkat společnosti, které chtějí i nadále dělat věci „postaru“?

Těch, co to „dělají postaru“ metodou tužka papír, je v Česku asi 30 % a jejich stav díky bohu setrvale klesá. Taková firma je totiž výrazně zranitelnější a méně konkurenceschopná. Přirovnala bych ji k lodi, která plave po moři. Když je klidné, může se klidně kapitán řídit podle hvězd, jako se to dělalo před mnoha staletími.

Jakmile ale přijde bouře, lehce ztratí kurz. Protože nemá sonar, nemá GPS, možná nemá ani informace o úhlu natočení kormidla. Vyhnout se v takovém případě skále, o které sice víte, je pak neskonale těžší, ne-li nemožné. A když vedle vás pluje loď vybavená moderními systémy, s pravděpodobností hraničící s jistotou to budete vy, kdo se i se svou posádkou potopí.

Pro manažery je výrazně těžší bez informací o firmě v reálném čase něco plánovat. Otevírá se prostor pro chyby, které musí někdo hlídat – v digitální firmě se hlídají automaticky. Nedigitalizované společnosti často ztrácí na pracovním trhu – nepracují tak efektivně jako konkurence. Větší profíci jdou jinam, kde jim dokážou zajistit z toho, co se „neproplýtvá na procesech“, lepší plat.

Bez digitalizace tratíte peníze na věcech, které neděláte dobře. Na drahých službách, lidské síle, materiálu, logistice… Veškeré digitalizační kroky mají napočítaný návratový horizont. Firmy nedigitalizují, aby byly moderní. Ale aby vydělávaly víc s menším úsilím. A ta návratnost není vůbec špatná – bavíme se o jednotkách let.

A je tu ještě jedna věc. Pokud nemáte „firmu v datech“, velice často se můžete připravit o možnost investice nebo prodeje. Nic nenapoví o stabilitě byznysu při vyjednávání o fúzi nebo akvizici víc než to, podle čeho se podnik řídí. Jestli to je intuice a pocit anebo data a analýzy.

O to více je překvapivé, že i po dvou desetiletích aktivní digitalizace SME podniků před ní pořád hodně firem zavírá oči. Nejčastěji argumentují, že při jejich velikosti se není potřeba o digitalizaci vůbec bavit, neboť všechno zvládají „tak jak to stojí“ a nevidí potřebu změn.

Z našich analýz přitom vyplývá, že v současnosti patří malé a střední výrobní firmy mezi nejvíce zasažené všemi výše zmiňovanými vlivy. V Česku přitom z necelých 400 tisíc aktivních firem spadá do kategorie malých a středních asi 215 tisíc. Těch výrobních je asi jedna pětina. Jejich problémy se však mohou řetězově šířit v podstatě celém segmentu, který se na HDP podílí asi 40 %.

Už nyní malými a středními firmami otřásly dva intenzivní covidové roky, takže pouze 7 % z nich – tedy kolem 15 000 – v současnosti vykazuje růst obratů, zisku i počtu nových zaměstnanců. A nyní se bude situace ještě více komplikovat.

I proto by měla být digitalizace firemní prioritou.

Může digitalizace znamenat pro firmu i nějaká rizika? Jestli ano, jaká?

Vnímám v podstatě dvě. Tím prvním jsou přehnaná očekávání. Pocit, že digitalizace je „služba na klíč“, která zázračně zlepší výsledky firmy, aniž by musela cokoli dělat. Ale takhle to skutečně nefunguje. Není to změna ze dne na den. Nejvíce hodin paradoxně s klientem trávíme až po nasazení digitálních nástrojů, kdy ho učíme, jak data využívat. Pokud management nemá v tomto směru otevřenou hlavu, pak jsou prostředky na digitalizaci využity neefektivně.

Na provedené změny musí být také připraveni zaměstnanci. Zde se občas setkáváme s neochotou pracovníků, kteří se nových změn spojených s digitalizací trochu „zaleknou“. Znamená to pro ně nutnost něco se naučit, dělat věci na začátku možná trochu složitěji. Nicméně po čase zjistí, že jim to práci v mnoha věcech opravdu usnadnilo. Určitému odporu se zřejmě nelze vyhnout, přesto by vedení firem mělo budoucí uživatele na změny připravit tím, že jim vysvětlí, co pro ně digitalizace bude znamenat, ale hlavně, co jim přinese. S tím mohou pomoci i zkušení konzultanti. V naší praxi pozorujeme, že právě komunikace změny je pro klienty problém, na kterém ztroskotají.

Za druhé, jak už jsem říkala, digitalizace je proces. A každý proces je třeba aktualizovat a zlepšovat, což firmy často nechápou. I kvůli tomu můžeme za digitální označovat asi jen 30 % středních podniků. Zbytek má sice digitální nástroje, ale digitalizované nejsou, protože je nevyužívají synergicky, nerozvíjejí je.

Zdroj: RSM CZ

Jak jsou na tom české firmy s digitalizací ve srovnání s jinými zeměmi EU? Zavádějí ji rychleji? Nebo naopak zaostáváme?

Pokud srovnáme obecně EU a USA, pak Evropa jasně prohrává. V USA je výrazně dravější konkurenční prostředí a firmy jsou zvyklé fungovat velice efektivně. A to, jak už jsme zmiňovali, bez digitálních nástrojů nejde.

Nicméně Česko bohužel zaostává i za průměrem EU a částečně i V4. Nerada to říkám, ale z mého pohledu za to může hodně stát. Ten sám z digitalizace udělal vyprázdněný pojem a svým přístupem jasně deklaruje, že tužka, papír a šanony jsou osvědčená cesta. Když se pak bije v prsa, jak digitalizoval státní správu a podnikatel se stejně setkává s byrokracií jako za Rakouska-Uherska, může on sám propadnout skepsi.

Na druhou stranu to neznamená, že bychom byli vyloženě na chvostu. Zhruba 15 % malých a středních firem spadá v rámci digitalizace do takzvané čtvrté třídy. Mají centrální systém pro sběr dat s kompletním napojením periferních aplikací a automatizovanými vstupy a výstupy. Cokoli převedou do dat, s tím umí rázem pracovat celá firma. A nejsou to dávno už jen technologické společnosti, znám velkou řadu skvělých firem z regionů, které díky tomu dokázaly vyrazit do světa a utéct konkurenci o parník.

Částečně je to i díky rostoucímu množství chytrých nástrojů. Jen v rámci RSM máme několik technologických projektů, které s digitalizací pomáhají – mzdový a personální projekt Nugget, Edicon, který se zaměřuje na automatizace práce s velkým množstvím faktur nebo Payminator na zaměstnanecké daňové agendy.

Firmy dnes čelí řadě nejistot. Můžete jim dát nějakou obecnou radu, čemu mají věnovat svou pozornost v první řadě?

Sednout si a s chladnou hlavou naplánovat, jak se bude firma chovat v následujících měsících. Dát na stůl hned několik scénářů a zjistit, co budu potřebovat, abych podle nich mohl postupovat. Je zcela namístě dát odpovědi dohromady v širším týmu manažerů i těch největších srdcařů. A být připraven na různé alternativy.

Co budu dělat, když bude nutné přidat lidem alespoň o 5 %? Utáhnu to nebo ne? Kam až může klesnout odbyt, aby se vyplatilo nezavírat provoz? Kolik lidí můžu propustit a jak to ovlivní plnění závazků? Můžu zrušit kvůli energiím trojsměnný provoz nebo koncentrovat výrobu na strojích s dlouhým náběhem do menšího počtu dní?

Asi tušíte, že odpovědi na tyto otázky se bez dat špatně dávají. A pokud data nemáte, je namístě zavolat si o pomoc a zjistit, jak je co nejlépe sehnat. Rozhodně není namístě implementovat různé nástroje jen tak, bez rozmyslu, bez celkového konceptu.

Zároveň je namístě audit procesů. Zrušení účtárny a nahrazení outsourcingem může vypadat třeba jako nevýznamný krok, ale z mé zkušenosti se třeba u takové „drobnosti“ často nachází uspořené miliony.

Daňové zákony často procházejí úpravami. Jak složité je reflektovat je ve vašem software? Co by stát měl udělat, aby byly tyto změny pro firmy jednodušší?

Legislativní změny nejsou až takový problém, ale pro každého poskytovatele software je největším nepřítelem čas. Vždy nás mrzí, když se schvalování legislativních změn šponuje až na konec roku, ale s účinností již od 1. ledna následujícího roku. Zbývá nám pak velmi málo času a zejména, pokud počítáte mzdy, tak si chyby nemůžete dovolit. Je to naprosto zbytečný stres.

Na druhou stranu jsme jedni z mála, kteří se s tím naučili žít. Česká a slovenská RSM patří v rámci globální sítě našich poradenských společností mezi ty nejdigitalizovanější. Takže to vždy znamená pár probdělých nocí pro kolegy vývojáře, ale pro klienty vždy aktuální služby.

S jakým růstem české a slovenské pobočky RSM počítáte v tomto roce?

RSM patří celosvětově k nejrychleji rostoucím konzultačním a poradenským společnostem. A přispíváme k tomu pochopitelně i my. Naše zaměření na střední firmy a dobrá znalost lokálních podmínek dává klientům smysl. Náš byznys neděláme ze „slonovinové věže“, spíš nás najdete v poradenských montérkách s vizí, že chceme mít v Česku dobře fungující firmy.

Takže máme ambici růst meziročně asi o pětinu. A v roce 2030 překonat nebo se alespoň přiblížit miliardovým tržbám.

Je to samozřejmě ambiciózní plán, ale my rozhodně nerosteme bez toho, abychom se sami rozvíjeli. V minulých letech jsme do rodiny přijali hned několik startupů, které našim klientům pomáhají s celou řadou procesů – ať už jsou to faktury, účetnictví nebo starost o zaměstnance.

Společnost RSM CZ poskytuje služby v oblasti poradenství a IT v Česku a na Slovensku. Její pobočky se nacházejí v Praze, Brně, Pardubicích, Třebíči a Bratislavě.

Firma původně působila pod názvem TACOMA. V roce 2011 se stala součástí poradenské sítě RSM, která působí ve více než 120 zemích světa. V loňském roce byla RSM nejrychleji rostoucí sítí na světě.

Newsletter