Jak vzniklo první české online účetnictví aneb Příběh největší účetní firmy v Česku

Psal se rok 2004 a účetnictví v České republice neznalo svou online podobu. S tou přišla ještě v tomtéž roce zakladatelka firmy UOL Jana Jáčová, která vlastně ani nevěděla, do čeho všeho se pouští, soustředila se pouze na potřeby jejích dosavadních klientů. Dnes stojí za největší účetní firmou v Česku s pobočkami po celé republice a doufá, že v závěru letošního roku společně se svými kolegy pokoří hranici pět tisíc klientů. Zajímá vás příběh sympatické dámy, která se jednoduše nadchla pro účetnictví, nebo si prostě jen chcete rozšířit obzory, pokud jde o tento obor? Vše si můžete přečíst v rozhovoru.

Kdy a jak se zrodila myšlenka vést účetnictví online?

Startovali jsme v roce 2004 s tím, že v tomto roce vůbec žádné online produkty ani webové služby nebyly. Hledali jsme řešení pro našeho prvního klienta – firmu LERCH PODLAHY, s.r.o., která potřebovala mít skladovou evidenci nastavenou tak, aby „do ní viděli“. Do té doby ji měli v sešitě. Takže jsme hledali řešení, aby to nemuseli mít v sešitě a aby do účetnictví viděli jak ze skladu, tak z kanceláře. Nešlo tedy o žádnou sofistikovanou myšlenku přímo vést účetnictví online, podnětem byla potřeba klienta. Našli jsme linuxové účetnictví, v němž jsme vedli účetnictví prvního klienta. Tenkrát byl Linux ještě „v plenkách“, klientovi jsme tak museli dát jiný počítač a hledat tiskárnu, která mu umožňovala tisknout z Linuxu. V roce 2004 to bylo revoluční, ale my jsme se k tomu tak nechovali, vlastně jsme to ani nevěděli. Soustředili jsme se na potřeby klientů, kterých jsme během relativně krátké doby nabrali dalších 20, 30. Na začátku jsme se k naší firmě ani neuměli chovat jako k firmě, řešit marketing. Cítili jsme, že to nepotřebujeme, noví klienti se hodně rekrutovali z doporučení. Toto nám vydrželo až do současné chvíle – 30 % klientů, kteří u nás startují, jsou na doporučení.

Jak se na vaše začátky díváte nyní, po necelých 20 letech podnikání?

Nemáme pouze účetnictví, máme systém na zpracování a skenování dokladů, máme vlastní CRM, které nám spravuje všechny naše klienty, zásilky, svozy dokladů, datové schránky. Máme spoustu aplikací, které jsme si museli sami vyvinout, abychom byli naše klienty schopni obsloužit. Kdybych zakládala firmu teď, technologie jsou tak úrovni, že bych nemusela jít cestou vlastního vývoje, ale mohli bychom spoustu aplikací používat ve formě licence. Aktuálně jsme však tak daleko ve vývoji našich vlastních aplikací, že pro nás už nedává smysl to celé zahodit. Zároveň nám to dává svobodu v tom smyslu, že nejsme v rámci vlastního byznysu závislí na nikom jiném. Fungujeme na terminálových stanicích, jsou to počítače, které si sami stavíme, celé to běží na Linuxu s tím, že přes terminál se dokáže připojit třeba 200 lidí současně.

Pro koho online účetnictví vedete?

Pro veškeré podnikatele, kteří potřebují vést účetnictví externě, nikoli tedy pro velké firmy, které mají vlastní účetní oddělení. Někdy se stane, že přijde větší klient, který si myslí, že bude mít účetnictví externě, a posléze se zjistí, že to nelze. Primárně se tedy zaměřujeme na menší firmy, které musejí mít účetnictví vždy externě. Menší klienti nám dávají stabilitu, protože je u nich velice nízké riziko, že si účetnictví začnou vést sami. Proto se tyto menší klienty snažíme přitahovat, věřím, že naše účetnictví jim pomáhá, že má pro ně přidanou hodnotu v tom smyslu, že přes webové účetnictví vidí data, informace, radíme jim. Aktuálně pro ně připravujeme nový projekt – UOL Market, aby si naši klienti, kterých jsou aktuálně tři tisíce, mohli mezi sebou nabízet a poptávat služby. Dále připravujeme platformu na vymáhání pohledávek, abychom našim klientům zjednodušili vymožení faktur od jejich dlužníků, automaticky za ně budeme posílat předžalobní výzvy, aby jejich podnikání fungovalo. Když budou fungovat oni, fungujeme i my, obráceně to bohužel nefunguje. Snažíme se na službu účetnictví dívat tak, aby klientům vždy přinášela něco navíc.

Automatizace procesu vymáhání pohledávek zní zajímavě. Jak přesně bude tento proces probíhat?

Pět až dvacet procent našich klientů může mít dnes problém s tím, že nebudou dostatečně rychle vymáhat své pohledávky. Princip by měl fungovat tak, že klient označí danou fakturu, a systém automaticky vygeneruje advokátní předžalobní výzvu, která odejde příslušnému dlužníkovi. Z vlastní zkušenosti vím, že advokátní výzva funguje. Když se dlužník rozhoduje mezi několika fakturami, které má zaplatit, faktury s advokátní předžalobní výzvou mají jednoznačně přednost. Dalším důvodem, proč jsme se do toho pustili, bylo, že předmětem druhotné platební neschopnosti často bývají malé firmy, protože když si vybírá, jakému z dodavatelů zaplatí, vždy radši zaplatí těm větším než těm menším s tím, že spoléhá na to, že ten menší nemá čas ani chuť se bránit. Myslím si, že spousta malých podnikatelů si neuvědomuje, že ta advokátní výzva jim skutečně pomůže danou pohledávku vymoci. Proto věřím, že naši klienti budou mile překvapeni, že jejich pohledávky budou zaplaceny. A když budou zaplaceny jejich pohledávky, tak oni budou platit nám. Počítám, že to nasadíme v březnu tohoto roku.

Jakým způsobem se vaši klienti stavějí k povinnosti vést účetnictví?

Bojujeme s tím, že hodně podnikatelů účetnictví přímo neuznává, říkají, že jej nepotřebují. My se snažíme je nenásilnou formou přesvědčit, že to tak úplně není, že jednak je to jejich zákonná povinnost, jednak za to nesou odpovědnost, která může být i trestní, což hodně podnikatelů obecně dost podceňuje. Když se účetnictví podává jednoduchou formou, jedná se o kupecké počty. Každý, kdo podniká, je dostatečně inteligentní na to, aby pochopil základní principy účetnictví. Věřím, že naší edukací zároveň přitahujeme ty klienty, kteří o své účetnictví mají zájem, chtějí ho mít v pořádku a chtějí splnit jejich zákonnou povinnost.

Jakých služeb mohou vaši klienti využívat?

Pro klienty primárně zpracováváme účetnictví, s tím související daně a vedeme jim mzdy. Například vymáhání pohledávek vnímáme jako doprovodnou službu za administrativní poplatek. V rámci účetnictví od nás klient má zpracování účetnictví, zpracování dokladů, případně vyzvednutí dokladů naším kurýrem, zpracování veškerých daňových přiznání a hlášení a také daňové a účetní poradenství. Klienti u nás za rady zvlášť neplatí. Kdyby za to měli platit, tak by se na nic neptali, z čehož poté vznikají časované bomby v účetnictví. Podnikatelé s představou, že ušetřili pár set korun, si zadělají na daleko větší problém. Proto tuto službu nezpoplatňujeme a zatím se nám to osvědčuje. Já se dívám na dlouhodobý horizont, čím déle s námi klient spolupracuje, tím více je pro nás profitabilní.

Zaujal nás benefit, že každý zákazník má přiděleného vlastního účetního a že k zákazníkovým datům má přístup jen ten, kdo mu účetnictví zpracovává, nikoli tedy celá firma. Doklady kolika klientů dokáže spravovat jeden člen vašeho týmu? Máte práci rozdělenou například ve smyslu nějakých specializací v oblasti účetnictví?

Klienty máme rozdělené celkem do čtyř segmentů podle velikosti (START, AKTIV, BYZNYS a PREMIUM). Každá účetní, která historicky pracovala v UOL, měla své portfolio klientů. To portfolio se v čase měnilo, a to podle toho, jaké subdodávky jí mohla dodávat jiná účetní oddělení. Účetní se u nás vždy věnovala účetnictví a měli jsme týmy, které zpracovávaly doklady, týmy, které stahovaly bankovní výpisy, někdo jiný zase svážel doklady. Takto jsme fungovali od samého začátku až do posledního roku, roku a půl.

Jak nám klienti začali nabývat, každá účetní měla rozmanité portfolio klientů. To znamená, že jedna účetní měla třeba dvě velké firmy a deset malých, druhá zase čtyřicet malých, kapacita se počítá přes zpracované doklady a transakce. Zjistili jsme, že účetní dá vždy přednost těm větším, takže ty menší byly upozaděné. Vzápětí jsme přišli i na to, že když je účetní velmi zkušená, tak je škoda, že se stará o malá s.r.o., a naopak účetní, která těch zkušeností měla méně a náhodou do portfolia dostala nějakou složitější firmu, to odrovnalo natolik, že tento obor přestala mít ráda, protože najednou byla konfrontována s věcí, kterou ani nemohla znát. Když účetnictví děláte dva roky, tak to prostě neznáte. Zde jsou potřeba léta praxe. Proto jsme zhruba před dvěma lety přešli na výše popsanou segmentaci klientů s tím, že jsou účetní přidělovány do jednotlivých segmentů. Účetní, které jsou u nás dlouho nebo účetní, které k nám přijdou už jako velmi seniorní, jsou v segmentech BYZNYS a PREMIUM s většími klienty. Účetní, kteří jsou nováčci, začínají v segmentu START a po nějakém čase se posouvají do segmentu AKTIV. Pro představu, v segmentu START se jedna účetní stará o padesát malých klientů, v segmentu AKTIV o třicet klientů, v segmentu BYZNYS o patnáct klientů a v segmentu PREMIUM o čtyři klienty. Díky tomuto rozdělení se nám zlepšila stabilizace týmu, přestalo se stávat, že by někdo odešel z důvodu pocitu selhání, protože každý začínal v segmentu, do něhož patřil.

Rozdíl mezi externě a interně vedeným účetnictví je v komunikaci. Při externím zpracovávání účetnictví účetní najednou komunikuje s padesáti lidmi, kteří řeší její práci. Mezi účetními najdeme pouze pár takových, které komunikaci mají rády. Zjišťovali jsme, že důvodem, proč u nás spoustu účetních končilo, nebylo proto, že by neuměly účtovat, ale proto, že nezvládaly tu komunikaci. Najednou je nějaký problém, klient je třeba nepříjemný, není to pro každého. Přemýšleli jsme, jak to udělat, aby s klienty komunikovali pouze ti, kteří to „mají v krvi“. Na začátku loňského roku jsme zkusili udělat pilot, že účetní účtují v rámci účetního týmu. Každý tým má svého teamleadera, který je zároveň vždy kontaktem pro klienty. V segmentech START a AKTIV jsou týmy šestičlenné a v segmentech BYZNYS a PREMIUM tříčlenné. Tyto týmy zpracovávají účetnictví pro skupinu klientů, to znamená, že jsou zastupitelní. Teamleaderem může být někdo, kdo má manažerské ambice. Na tyto pozice se hlásí lidé, kteří jsou více komunikativní, kteří jsou u nás déle, které nebaví pouze účtovat, ale chtějí také organizovat práci pro ostatní. Tímto krokem jsme opět poskočili ve stabilizaci kádru. Účetní, kterým vyhovuje fungovat samostatně a které nechtěly přejít do účetního týmu, jsme do ničeho nenutili a jejich portfolio jim zůstalo.

V případě náboru nových zaměstnanců jsou pro vás důležitější zkušenosti uchazeče nebo jeho nadšení pro účetnictví?

Určitě to druhé, protože zkušenosti v UOL naberete rychle. Když nastoupíte jako nováček, první měsíc zadáváte doklady, učíte se účtovat, ale za první rok u nás jste schopni zpracovat až 900 přiznání k dani z přidané hodnoty. Účetnictví musí stát na pevných základech, což znamená, že jste schopni rychle zpracovat fakturu, rychle na faktuře najít data, rychle pochopit, co daná firma dělá, rychle zpracovat DPH, rychle něco zaúčtovat. To je 80 % účetních operací, které dělá každá účetní, a poté už těch zbývajících 20 % složitějších věcí jsou zábava. V účetnictví to nefunguje tak, že když se naučíte složitější věci, tak tím obor pochopíte. Musíte umět všechny ty jednoduché věci, které když vás o půlnoci někdo vzbudí, tak je „vysmahnete“.

Jak funguje váš účetní systém? Do čeho všeho vidí vaši klienti?

Náš účetní systém má dvě části – interní, ve které my účtujeme, tu klienti nevidí, a webovou, do které mají klienti přístup. Jde o klasické webové rozhraní, kde klienti vystavují faktury, nahrávají elektronické doklady, vidí veškeré své přijaté faktury, najdou tam reporty závazků a pohledávek, rozvahy, výsledovky, detailní reporty nákladů a výnosů, kde se mohou proklikat až na sken konkrétního dokladu. Vidí rovněž kontakty, kdo je jejich účetní, na koho se případně obracet. Naši klienti komunikují převážně přes tento web s tím, že jednou za 14 dní provozujeme online školení pro nové klienty, při kterém s nimi naše kolegyně tento web prochází. Aktuálně plánujeme připravit i nějaké video s návodem na jeho obsluhu.

Nabízíte pomoc i v oblasti mzdového účetnictví. Co vše tato pomoc zahrnuje? Jak probíhá vaše komunikace s jednotlivými firmami?

Účetnictví jako takové a mzdy se v UOL zpracovávají zvlášť, takže náš klient má vždy dva kontakty – účetní a mzdovou účetní. Mzdové účetní zpracovávají mzdy, řeší komunikaci s klientem pouze v oblasti mezd. Klienti s námi komunikují přes tiketovací systém, který pozná, co je to za klienta a kdo je k němu přiřazen jako účetní či mzdová účetní, a tiket následně přidělí. Klientům se pak fakturují částky podle počtu zpracovaných mezd, konkrétně 265 Kč za zaměstnance na HPP, případně 100 Kč za brigádníka. Do mzdového účetnictví klienti přístup nemají.

Jakými různými kanály se k vám mohou zájemci dostat?

Na našich webových stránkách zájemci najdou poptávkový formulář, tímto kanálem se k nám dostane drtivá většina našich klientů. Část klientů se k nám dostane tak, že napíší na pobočku. V posledních letech mě překvapuje, že poměrně dost klientů se k nám dostane tak, že prostě zavolá. Jinak s námi zájemci komunikují i prostřednictvím sociálních sítí.

Vyberu si jeden z kanálů a projevím zájem o vaše služby. Co mě čeká dál?

Veškeré poptávky, které k nám přijdou, prvotně odbavuje obchodní oddělení. Naši obchodníci neřeší obchod ve smyslu, že by někde běhali a hledali klienty, ale odbavují zákazníky, kteří poptali službu, kterou nabízíme. Prvotní kontakt našeho potenciálního klienta je tedy vždy s obchodním týmem, ten klientovi poskytuje ucelené informace včetně podrobnějšího popisu naší služby. Kolegové z obchodního se následně s klientem spojí, a pokud klient s nabídkou souhlasí, vstupuje do procesu tzv. aktivace (automaticky se vytvoří účetní databáze), kde si ho již přebírá klientský servis, který klientovi odesílá set dokumentů a e-mailů s pokyny. Dříve jsme odesílali vše v jednom e-mailu a narazili jsme na to, že klienti se občas zaseknou u nějakého bodu, který třeba ještě nevědí nebo nemohou zatím dodat, a celé se to zastavilo. Proto nyní, když se u nás klient aktivuje, dostane pět e-mailů (v jednom je smlouva a plná moc, v druhém, jak má nastavit přístup do banky, v dalším zase nalezne přístupy do systému). Poté klientovi přidělíme jednu z našich účetních a vedení online účetnictví může začít.

Aktuálním tématem jsou státem automaticky zřizované datové schránky všem živnostníkům a právnickým osobám, včetně těch, kteří o tento způsob „pošty“ doposud zájem neměli. Dotkne se vůbec tato novinka vašich klientů, pokud vše vyřizujete za ně?

My klienty na základě plné moci zastupujeme vůči finančnímu úřadu, „sociálce“ a „zdravotce“. Pro nás se toho tedy tolik nemění, ale vlastně ani pro klienty. Oni se toho zbytečně bojí. Já osobně si myslím, že to je z důvodu, že se vše málo vysvětluje, že vyjde článek „datové schránky povinně pro všechny“ a nikdo už se nekouká na to, co mu to přinese dobrého – například, že nebude muset chodit na poštu. Za mě je to krok k elektronizaci státu. Každý má e-mail, tak bude mít ještě datovku. A takto to těm lidem prodejme.

Podnikatelé pomáhají podnikatelům pod záštitou vašeho UOL Klubu. O co přesně jde a na jaké aktivity se jeho členové mohou každý rok těšit?

Když klientům vedu účetnictví, obohacuje mě, když se s nimi bavím, jak co oni dělají. A je dobré tyto informace sdílet, proto jsem v červnu 2022 založila podnikatelský UOL Klub. Cílem klubu je networking, ale ne tlačený na sílu ve smyslu, že tam vyloženě jdete prodat nějakou službu. Snažili jsme se to postavit příjemně, takže naše společná setkání jsou milá. Vždy pozveme zajímavého hosta, který má přednášku na nějaké téma. Po večeři si vybíráme ze čtyř až pěti diskusních stolů, každý stůl vede moderátor, kterým je odborník na dané téma, a účastníci jednotlivých diskusních stolů přidávají zkušenosti, jak to oni řeší ve své firmě. Chci, aby lidé z Klubu odcházeli s pocitem, ne že proflákali večer, ale že se něco dozvěděli, získali nějaké tipy, dobře se najedli a cítili se tam dobře – a příště přišli zase. Věřím, že se nám to zatím daří a že se nám to ještě dařit bude, spoustu lidí tam už mezi sebou udělalo nějaký byznys. A určitě to k tomu bude směřovat, ale nemělo by to být prvoplánové ve smyslu rozdat vizitky a sejít se s maximem lidí. Ráda bych získala stovku pravidelných členů, tak aby na každé setkání dorazilo šedesát, sedmdesát lidí. I ta velikost je pro mě důležitá, aby byla příležitost se při každém setkání seznámit s někým dalším a řešit téma, které jste ještě neřešili. Dostávám zpětné vazby od členů Klubu, že tam chodí rádi.

V současné době máme 55 členů, věřím, že na konci března by nás mohlo být 80. Co je zajímavé, tak z aktuálních 55 členů je polovina klientů a druhá polovina „neklientů“. To byl ostatně jeden z důvodů, proč jsme se do toho pustili. Říkala jsem si, že třeba existují podnikatelé, kteří by se s námi rádi propojili, ale mají interní účetní. V UOL Klubu dokonce žádné účetnictví neřešíme, primárně hledáme speakery, kteří mohou mluvit k širší skupině podnikatelů.

Co UOL plánuje na letošní rok, který je prozatím skoro celý před námi?

Věřím, že tento rok pro nás bude zlomový, že vyrosteme tak, jak jsem si to naplánovala v roce 2017, kdy jsme se rozhodli k výstavbě pobočkové sítě, k tomu, že chceme naši firmu ještě o řád zvětšit. Doufám, že na konci roku 2023 bychom mohli pokořit pětitisícovku našich klientů, která nám dá dostatečné finanční rezervy, jistotu, stabilitu a já už budu moci v noci klidně spát a nebudu se budit hrůzou, že to celé klekne.