Digitalizace. Cíl, k němuž směřuje takřka každá oblast našich životů, na kterou si vzpomeneme. Jenže snaha digitalizovat často končí u prázdných slibů. Jakmile se sliby mají proměnit v realitu, dostaví se první problémy – nedostatek financí, času, lidských zdrojů a řady dalších. Že je k dosažení výsledků potřeba především odhodlání a píle, ukázal Pavel Čada, dlouholetý předseda představenstva SBD Ústí nad Orlicí, který v průběhu letošního roku kompletně digitalizoval správu bytových domů svých klientů skrze řešení technologického startupu BeiT.
Startupu BeiT správcům a správcovským firmám poskytuje komplexní službu, která drtivou většinu každodenních procesů spojených se správou nemovitostí převádí do mobilní aplikace. Pavel Čada dokázal tuto službu svým klientům nabídnout v rekordním čase, a to navzdory početně skromnému týmu i probíhající pandemii. V rozhovoru popisuje nejen celý proces digitalizace, ale i svou cestu ke správě bytových domů a vize, které by správa bytových domů měla následovat.
Co vás dovedlo k přesvědčení, že správa nemovitostí potřebuje digitalizovat?
Konec devadesátých let, kdy se počítače, mobilní telefony a internet začaly stávat každodenním vybavením našich životů, jsem trávil u policie. Tehdy mou pracovní agendu představovaly dopravní nehody. V dobách této technologické renesance bylo nasazování nejmodernějších nástrojů zcela běžné. Každá nová vymoženost značně zjednodušovala i zkvalitňovala naši práci.
Po dvaceti letech jsem kariéru u policie pověsil na hřebík a zahájil novou životní dráhu u stavebního bytového družstva. Zde jsem se však setkal se zcela odlišným přístupem. Kdybych tvrdil, že tehdejší procesy, na základě kterých SBD každodenně fungovalo, byly zastaralé, byla by má slova velmi mírná. Po zkušenostech u policie jsem zkrátka viděl, že tímto způsobem dlouhodobě fungovat nelze a že je třeba učinit zásadní krok kupředu. Tehdy jsem začal hledat řešení, které by mé představy naplňovalo.
Kdy jste jej našel?
Mé hledání trvalo bezmála deset let. Za tu dobu jsem se setkal s množstvím řešení, z nichž se většina vyznačovala vysokou cenou, především však nenaplňovala mé představy. Hledal jsem totiž takové řešení, které bude pro správu budov jakýmsi „centrálním mozkem“, schopným shromažďovat data ze všech částí, které tato komplexní služba představuje. Nalezl jsem ho až v Bytovém kontu společnosti BeiT, ve kterém jsem bez nadsázky spatřil budoucnost našeho řemesla. Přestože mne přístup Mira Hachlince a jeho týmu nadchl, k podpisu smlouvy mne inspiroval až vizionářský přístup Martina Kroha z SBD Praha, který se na řešení rozhodl taktéž vsadit.
Jaký byl proces implementace? Co vše jste museli zvládnout?
Můj přístup k nasazení řešení BeiT byl vždy maximálně progresivní s velkým důrazem na detail. Správa bytových domů je spojena s častými reklamacemi a díky aktivnímu přístupu našeho početně skromného týmu se nám podařilo přesedlat na nový systém během jediného měsíce a dokonce bez jediné chyby ve výstupech pro naše klienty. Abychom si udrželi přesnost, nejnovější data jsme do systému přenášeli často i ručně. K rychlému přechodu pomohly i administrativní změny v kanceláři. Omezili jsme úřední hodiny a veškeré platby od té doby přijímali pouze bezhotovostně. Vzhledem k probíhající pandemii jsme často ani neměli na výběr. Můj tým, který tenkrát čítal pouhých šest lidí, odvedl skvělou práci a já před jejich úsilím smekám. V Ústí nad Orlicí se nám tehdy podařilo potvrdit staré dobré rčení, že když se chce, všechno jde – a 1. února 2021 jsme měli pro své klienty nachystané veškeré měsíční úhrady a v dubnu připravili kompletní vyúčtování za uplynulý rok.
Jak nasazení nové služby přijali vaši klienti?
Nutno říct, že správa bytových domů není zrovna obor, ve kterém by vás lidé příliš chválili. Seznamování našich klientů s novou službou se samozřejmě neobešlo bez počáteční nedůvěry. Lidé na mobilní aplikaci a rádiové moduly nejprve koukali takříkajíc skrz prsty a neviděli v řešení návratnost. Často jsme slýchávali poznámky, že nové technologie nepotřebují a vystačí si s ročním vyúčtováním. Odpor kladli i dlouholetí správci, kteří nechápali, že jim nová služba má především pomoci, nikoli je nahradit. S tímto přístupem jsem však počítal a osobně soudím, že pokud chcete být v čemkoli pokrokoví, je třeba být na prvotní vzdor připraven a jít si tvrdě za svým. Jedině tak si před konkurencí udržíte náskok. Dovedete si například představit, že by vás dnes banka informovala o stavu vašeho konta jednou měsíčně z papíru v poštovní schránce? Soudím, že byste u takové banky dlouho nevydrželi. Ačkoli nemohu říct, že bychom se u nás v kanceláři topili v děkovných dopisech, zpětně vidím, že si naši klienti novou službu chválí.
Co si od digitalizace do budoucna slibujete?
Myslím, že jsme udělali maximum pro to, aby náš klient měl maximální přehled o své domácnosti a drtivou většinu procesů s ní spojených si spravoval samostatně. Mluvím zejména o možnosti sledovat na hodinové bázi své výdaje za energie, pružně na ně reagovat a díky tomu ušetřit. Dostatečný přehled zvýší prevenci, která se odrazí nejen na měsíčním vyúčtování za teplou vodu. Informovanost přispěje k tomu, že se lidé budou o život ve svém domě více zajímat a například předcházet opakovaným haváriím. Digitalizací se ale zbaví i dalších nákladů, zejména na práci domovníka. Dnes již vidím, že cesta, kterou jsme se v Ústí nad Orlicí vydali, je správná, a doufám, že náš přístup do budoucna inspiruje k tomuto kroku i další správce našich domovů. Chod domácnosti nás stojí příliš mnoho peněz na to, abychom nevyužívali efektivní nástroje.
