Měsíční finanční závěrka za sedm dní místo patnácti? Pro stále více firem už to není sci-fi, ale realita. Díky moderním ERP (Enterprise Resource Planning) systémům získává top management dříve přístup k datům a může rychleji a přesněji rozhodovat. Klíčem k úspěšné transformaci ale nejsou jen technologie – stejně důležitá je připravenost lidí změnu přijmout. „Bez důvěry finančních týmů nemůže důvěřovat ani vedení. Pak jsou rychlá data k ničemu,“ říká v rozhovoru pro Roklen24 Michal Fedorko, ředitel SAP divize v ACTUM Digital. Popisuje, jak dnes probíhá implementace ERP systémů, proč firmy nejvíc brzdí samy sebe a co v praxi přináší umělá inteligence.
Firmy dnes díky moderním ERP systémům zvládají měsíční finanční závěrku až o polovinu rychleji. Co nejvíce pomáhá takovou změnu zvládnout a jaké benefity z toho plynou pro top management?
To, že firmy dnes zvládnou měsíční závěrku třeba za sedm dní místo patnácti, přináší top managementu obrovský benefit. Mají dřívější přístup k přesným a konsolidovaným datům, což znamená rychlejší a informovanější rozhodování. V dynamickém prostředí je schopnost reagovat v reálném čase klíčová.
Hlavní podmínkou takové změny je správná kombinace lidí, procesů a technologií. Automatizace dnes umí většinu rutinních kroků výrazně urychlit, ale úspěch závisí hlavně na tom, jestli lidé – zejména ve finančních týmech – dokážou nový systém přijmout, naučit se s ním pracovat a důvěřovat mu. Bez jejich důvěry nebude důvěřovat ani top management. Pak jsou rychlá data k ničemu. Zkrátka: technologie pomáhají, ale změna musí začít u lidí.
Implementace ERP systémů se dříve táhly roky, dnes je realitou i šestiměsíční nasazení. Co se změnilo a co musí mít firma připravené, aby to zvládla?
Dřív trvaly implementace ERP systémů roky, dnes to zvládneme i za šest měsíců. Místo toho, aby se systém přizpůsoboval firmě, se dnes firma přizpůsobuje osvědčeným procesům (best practices), které jsou v ERP už zabudované. To celý proces výrazně urychluje. Navíc díky AI dokážeme rychleji analyzovat a optimalizovat firemní procesy. Klíčové ovšem je, aby byla firma připravená na změnu a ochotná přizpůsobit se novému způsobu fungování. Právě tenhle přístup si mimochodem ověřujeme na vlastní kůži s implementací systému SAP S/4HANA do firmy.
Jaké nejčastější bariéry brání českým firmám v digitalizaci a kde dnes nejvíce ztrácejí čas i peníze?
Největší bariéry v digitalizaci českých firem jsou dvě. První je neochota přizpůsobit se standardům moderních systémů. Tím se připravují o výhody, které by jim moderní technologie mohly přinést.
Druhý problém je, že digitalizaci často chápou jen jako prostý převod z papíru do počítače. Například místo redesignu procesu jen převedou formulář do PDF. To ale neřeší jádro problému, tedy neefektivitu a zbytečné kroky.
Chybí odvaha procesy skutečně změnit a přemýšlet jinak. Digitalizace má být o zjednodušení práce a lepším uživatelském zážitku.
Skutečný přínos přichází až tehdy, když technologie podpoří změnu myšlení a firma je ochotná přizpůsobit se novému způsobu fungování.
V jakých oblastech už dnes umělá inteligence reálně pomáhá přímo v ERP systémech. A které funkce jsou zatím spíš marketing než praxe?
Umělá inteligence už dnes v ERP systémech reálně pomáhá hlavně formou virtuálních asistentů. Uživatelé díky nim nemusí znát ovládání systému – stačí se zeptat běžným jazykem, například: „Jaké byly prodeje za poslední měsíc?“ Asistent pak data rovnou zobrazí.
AI umí také provádět konkrétní akce, třeba vytvořit nákupní objednávku nebo pracovní smlouvu, opět jen na základě textového zadání. To výrazně zjednodušuje práci hlavně pro běžné uživatele mimo IT nebo finance.
Další užitečnou oblastí je analýza dat a predikce, například odhad budoucí poptávky nebo vývoje zásob. To už je v mnoha ERP systémech standardem.
Naopak některé funkce zatím zůstávají spíš jen na papíře nebo v marketingových materiálech. Například úplné ovládání systému přes AI bez přihlášení zatím ve většině firem nefunguje, ale očekává se, že brzy přijde.
Za jak dlouho po implementaci ERP mohou firmy reálně vidět návratnost investice? A jak se dá úspěšnost projektu objektivně měřit?
Návratnost investice do ERP systému se obvykle pohybuje mezi třemi až pěti lety. Měření ale není vždy snadné, protože hlavní přínosy nejsou jen finanční.
ERP zefektivňuje vnitřní procesy, snižuje chybovost a uvolňuje zaměstnancům ruce od rutinní práce. Díky tomu se lidé mohou věnovat náročnějším úkolům, ne nutně firmu opouštět. Kromě finanční návratnosti přináší moderní ERP i dlouhodobé výhody: větší flexibilitu, snazší rozvoj firmy a možnost zavádět inovace. Staré systémy často brání změnám, což firmám komplikuje růst. Nové cloudové řešení může firmám pomoci odbrzdit digitalizaci a posílit jejich konkurenceschopnost doma i v zahraničí.
Jak ERP systémy reagují na rostoucí požadavky kybernetické bezpečnosti a regulace, jako je například NIS2?
Kyberbezpečnost je u ERP systémů čím dál důležitější, hlavně s přechodem firem do cloudu. Dřív se často řešil jen výkon, ale dnes je klíčové i to, jak jsou data chráněná.
Velcí cloudoví poskytovatelé už nabízejí silné zabezpečení podle přísných pravidel. Největším rizikem ale zůstává samotný uživatel – neúmyslné chyby často vedou k únikům dat nebo špatnému sdílení přístupů.
Moderní ERP systémy už ale umí tyto hrozby omezovat. Sledují podezřelé chování uživatelů, využívají AI k detekci neobvyklé aktivity a pomáhají včas odhalit možné problémy.
Směřuje budoucnost ERP spíš ke kompaktním „all-in-one“ řešením, nebo k modulárním platformám s napojením na externí nástroje?
Budoucnost ERP je podle mě mix obojího. Firmy potřebují silné jádro systému, hlavně ty s komplikovanější výrobou nebo vývojem. To je takový pevný základ, bez kterého to nejde.
Zároveň ale často musí k tomu jádru připojit další modulární systémy, například pro zákaznickou podporu nebo online služby.
Ideální je tedy kombinace v podobě robustního „all-in-one“ jádra a připojených specializovaných modulů, které pokryjí všechny potřeby firmy i jejích zákazníků.
V čem se ACTUM Digital odlišuje od velkých globálních hráčů v SAP implementacích a proč podle vás firmy stále častěji volí lokálního partnera?
Firmy často volí lokálního partnera hlavně proto, že chtějí mít tým přímo na místě a komunikovat v rodném jazyce. V Česku je to stále hodně důležité. Navíc lokální partneři lépe znají české zákony, daně a specifika trhu, což globální hráči někdy nemají tak dobře pokryté.
Co se týká nás, ACTUM Digital, od velkých globálních firem se lišíme hlavně v přístupu. Umíme se velmi flexibilně přizpůsobit kultuře, způsobu práce a požadavkům zákazníka. Nesnažíme se firmě vnutit naše procesy, ale naopak se stáváme součástí jejich týmu. Díky tomu je pro nás jednodušší řídit změny a implementovat nové systémy, protože pracujeme s lidmi přímo uvnitř firmy.
Tento přístup zákazníci oceňují, protože je to pro ně pohodlnější a efektivnější. Cítí, že jim opravdu rozumíme a můžeme jim pomoci na míru, což u velkých globálních firem někdy chybí. Proto nás často volí jako svého partnera.
